Apa itu Manajemen Proyek dengan Project Management Body of Knowledge (PMBOK)?

Apa itu Project Management Body of Knowledge (PMBOK)?Project manajement atau manajemen proyek bukanlah sesuatu yang baru. Manajemen proyek sudah digunakan selama ribuan tahun. Contoh manajemen proyek meliputi pengembangan dan pengelolaan beberapa hal berikut,

  1. Pesawat jet komersial.
  2. Vaksin polio.
  3. Manusia mendarat di bulan.
  4. Aplikasi perangkat lunak komersial.
  5. Perangkat portabel untuk menggunakan sistem penentuan posisi global (GPS), dan
  6. Penempatan Stasiun Luar Angkasa Internasional ke orbit Bumi.
  7. Piramida Giza.
  8. Tembok Besar China.
  9. Taj Mahal.
  10. Kanal Panama.
  11. Pendaratan manusia ke bulan.
  12. Olimpiade.

Proyek-proyek tersebut adalah hasil dari para pemimpin dan manajer yang menerapkan praktik, prinsip, proses, alat dan teknik manajemen proyek pada pekerjaan mereka.

Mereka menggunakan seperangkat keterampilan utama dan pengetahuan aplikatif untuk dapat memuaskan keinginan pelanggan dan pihak lain yang terlibat dan terpengaruh oleh proyek (stakeholder).

Pada pertengahan abad kedua puluh, manajer proyek mulai berusaha mencari pengakuan agar Manajemen Proyek diakui sebagai sebuah profesi. Salah satu aspek yang dilakukan adalah dengan menghasilkan sebuah persetujuan bersama tentang isi Body of Knowledge (BOK) dari manajemen proyek, yang kemudian dikenal sebagai Project Management Body of Knowledge (PMBOK).

PMBOK secara konstan terus berevolusi. PMBOK tidak hanya mencakup proven traditional practices yang sudah diaplikasikan secara luas, tapi juga mencakup praktik inovatif yang baru berkembang.

Ringkasan dan Tujuan Panduan BoK

  • BOK mencakup materi yang dipublikasikan dan tidak dipublikasikan, dan terus berkembang.
  • Panduan PMBOK mengidentifikasi bagian dari pengetahuan manajemen proyek yang umumnya diakui sebagai praktek yang baik.
  • Umumnya diakui, berarti bahwa pengetahuan dan praktek yang dijelaskan ini hampir selalu berlaku di sebagian besar proyek, dan ada konsensus tentang nilai dan kegunaannya.
  • Praktek yang baik, berarti ada kesepakatan umum bahwa penerapan nya dapat meningkatkan peluang keberhasilan atas banyak proyek dalam memberikan nilai dan tujuan bisnis yang diharapkan.
  • Manajer proyek bekerja dengan tim proyek beserta para pemangku kepentingan lainnya akan menentukan praktek-praktek mana yang cocok digunakan untuk masing-masing proyek.
  • Menentukan kombinasi proses, input, peralatan, teknik, output dan fase siklus hidup yang tepat untuk mengelola proyek disebut sebagai “tailoring (menyesuaikan)” penerapan dari panduan BoK ini.
Related:   Jadwal Penganggaran Pengadaan Barang Jasa Owner BUMN

Standar Pengelolaan Proyek

  • Standar adalah dokumen yang dibuat oleh otoritas, kebiasaan, atau persetujuan umum yang digunakan sebagai model atau contoh.
  • Sebagai standar dari American National Standards Institute (ANSI), Standar untuk Manajemen Proyek ini dikembangkan menggunakan proses yang berdasarkan konsep konsensus, keterbukaan, proses hukum, dan keseimbangan. Standar ini menjadi referensi dasar untuk program pengembangan profesional manajemen proyek PMI dan juga praktik manajemen proyek.
  • Karena manajemen proyek perlu disesuaikan dengan kebutuhan proyek, maka standar dan panduan ini didasarkan pada praktek deskriptif, bukan praktik preskriptif. Jadi, standar ini mengidentifikasi proses yang dianggap praktek yang baik pada sebagian besar proyek, di sebagian besar waktu.
  • Standar juga mengidentifikasi input dan output yang biasanya terkait dengan proses-proses tersebut. Standar tidak mengharuskan proses atau praktek tertentu dilakukan.
  • PMBOK Guide menyajikan rincian dari konsep kunci, tren yang muncul, pertimbangan untuk menyesuaikan proses manajemen proyek, serta bagaimana alat dan tekniknya diaplikasikan didalam proyek.
  • Manajer proyek dapat menggunakan satu atau lebih metodologi untuk mengimplementasikan proses manajemen proyek yang diuraikan dalam standar ini.
  • Ruang lingkup PMBOK Guide terbatas pada disiplin manajemen proyek saja, dari keseluruhan spektrum portofolio, program, dan proyek.
  • Portofolio dan program akan ditujukan hanya untuk tingkat interaksi dengan proyek. PMI menerbitkan dua standar lain yang membahas manajemen portofolio, dan program, yaitu:
    • Standar untuk Manajemen Portofolio, dan
    • Standar untuk Manajemen Program

Kode Etik dan Perilaku Profesional

PMI menerbitkan Kode Etik dan Perilaku Profesional untuk menanamkan kepercayaan pada profesi manajemen proyek dan untuk membantu dalam membuat keputusan yang bijaksana, terutama ketika dihadapkan pada situasi sulit di mana individu dapat diminta untuk mengkompromikan integritas atau nilai-nilai mereka.

Nilai-nilai yang didefinisikan oleh komunitas global manajemen proyek sebagai yang paling penting adalah tanggung jawab, rasa hormat, keadilan, dan kejujuran.

Unsur Unsur Dasar Manajemen Proyek

Elemen dasar yang diperlukan untuk bekerja dan memahami tentang disiplin manajemen proyek yaitu,

  1. Proyek.
  2. Pentingnya Manajemen Proyek.
  3. Hubungan Proyek, Program, Portofolio, dan Pengelolaan Operasi.
  4. Komponen Panduan.
  5. Tailoring
  6. Dokumen Bisnis Manajemen Proyek

Apa itu Proyek?

Usaha sementara yang dilaksanakan untuk menciptakan suatu produk, jasa atau hasil yang unik.

Unik

Produk atau layanan yang dihasilkan berbeda dalam hal tertentu dengan produk atau layanan lain yang sejenis.

Sementara

Mempunyai tanggal start dan finish yang pasti. Sementara tidak berarti suatu proyek memiliki durasi yang pendek.

Setiap Proyek Menciptakan

Produk, Jasa, Hasil, atau kombinasi diantara ketiganya dimana:

  1. Sesuatu yang Unique dan kejadiannya hanya sekali.
  2. Mempunyai tujuan khusus, dan diselesaikan didalam spesifikasi yang pasti, dikerjakan oleh manusia.
  3. Dibatasi oleh anggaran dan sumberdaya yang terbatas.
  4. Hal yang dapat diurai dengan jelas dan dapat dilaksanakan.
  5. Hasil deliverablenya terukur dan dapat dikuantifikasi.
  6. Dapat direncanakan, dilaksanakan, dikendalikan.
Related:   Manajemen Risiko Kebencanaan: Paradigma Baru Perencanaan =

Tujuan dan Deliveri Proyek

Proyek dilakukan untuk memenuhi suatu tujuan-tujuan dengan menghasilkan suatu deliveri.

Tujuan Proyek

Tujuan proyek didefinisikan sebagai hasil terhadap pekerjaan mana yang akan diarahkan, posisi strategis yang harus dicapai, tujuan yang ingin dicapai, hasil yang ingin diperoleh, produk yang akan diproduksi, atau layanan yang harus dilakukan.

Deliveri atau Deliverable Proyek

Deliveri atau Deliverable Proyek didefinisikan sebagai produk, hasil, atau kemampuan yang unik dan dapat diverifikasi untuk melakukan suatu layanan yang diperlukan untuk diproduksi dalam menyelesaikan suatu proses, fase, atau proyek. Hasil dapat berwujud atau tidak berwujud.

Tujuan Proyek Menghasilkan Satu atau Lebih Deliverable

Pemenuhan tujuan proyek dapat menghasilkan satu atau lebih dari deliverable berikut:

Sebuah Produk Unik

Sebuah produk unik yang dapat berupa komponen barang, peningkatan atau perbaikan pada suatu barang, atau item akhir baru itu sendiri (misalnya, koreksi cacat pada item akhir).

Sebuah Layanan Unik

Sebuah layanan unik atau kemampuan untuk melakukan layanan (misalnya, fungsi bisnis yang mendukung produksi atau distribusi).

Sebuah Hasil Unik

Sebuah hasil unik, seperti sebuah dokumen atau hasil (misalnya, proyek penelitian yang mengembangkan pengetahuan yang dapat digunakan untuk menentukan adanya suatu kecenderungan atau apakah suatu proses baru akan menguntungkan masyarakat).

Sebuah Kombinasi Unik

Sebuah kombinasi unik dari satu atau lebih produk, layanan, atau hasil (misalnya, aplikasi perangkat lunak, dokumentasinya yang terkait , dan layanan help desk).

Contoh Proyek berdasarkan PMBOK

Contoh proyek termasuk tetapi tidak terbatas pada:

  1. Mengembangkan senyawa farmasi baru untuk pasar,
  2. Memperluas layanan pemandu wisata,
  3. Menggabungkan dua organisasi,
  4. Meningkatkan proses bisnis dalam suatu organisasi,
  5. Memperoleh dan memasang sistem perangkat keras komputer baru untuk digunakan dalam organisasi,
  6. Menjelajahi minyak di suatu wilayah,
  7. Memodifikasi program perangkat lunak komputer yang digunakan dalam suatu organisasi,
  8. Melakukan penelitian untuk mengembangkan proses manufaktur baru, dan
  9. Membangun sebuah bangunan.

Kapan Proyek di PMBOK Berakhir?

Proyek berakhir ketika satu atau lebih dari hal-hal berikut ini terjadi:

  1. Tujuan proyek telah tercapai;
  2. Tujuan tidak akan atau tidak dapat dipenuhi;
  3. Pendanaan habis atau tidak tersedia lagi untuk alokasi proyek;
  4. Kebutuhan untuk proyek tidak ada lagi (misalnya, pelanggan tidak lagi menginginkan proyek selesai, perubahan dalam strategi atau prioritas, manajemen organisasi memberikan arahan untuk mengakhiri proyek);
  5. Sumber daya manusia atau fisik tidak lagi tersedia; atau
  6. Proyek dihentikan karena alasan hukum atau kenyamanan.

Bagaimana Proyek di PMBOK Menciptakan Nilai Bisnis?

PMI mendefinisikan nilai bisnis sebagai manfaat terukur yang berasal dari usaha bisnis. Manfaatnya bisa nyata, bisa tidak berwujud, atau keduanya.

Related:   Masa Depan Petani dan Pedesaan

Dalam analisis bisnis, nilai bisnis dianggap sebagai pengembalian, dalam bentuk elemen seperti waktu, uang, barang, ataupun barang tak berwujud (intangible) sebagai imbalan atas sesuatu yang dipertukarkan.

Nilai bisnis dalam proyek mengacu pada manfaat yang diberikan oleh hasil proyek kepada para stakeholder (pemangku kepentingan) nya. Manfaat dari proyek dapat berwujud (tangible), tidak berwujud, atau keduanya.

Elemen yang Nyata (Tangible)Elemen yang Tidak Berwujud (Intangible)
Aset moneterNiat baik
Ekuitas pemegang sahamPengakuan merek
UtilitasManfaat bagi masyarakat
PerlengkapanMerek dagang
AlatPenyelarasan strategis
Pangsa pasarReputasi
Contoh Manfaat Proyek yang Berwujud (Tangible) dan Tidak Berwujud (Intangible)

Inisiasi Proyek dalam PMBOK

Para pemimpin organisasi memulai proyek sebagai tanggapan terhadap faktor-faktor yang terjadi pada organisasi mereka. Ada empat kategori mendasar untuk faktor-faktor ini:

  1. Memenuhi regulasi dan atau persyaratan sosial yang berlaku.
  2. Memuaskan permintaan dan atau kebutuhan pemangku kepentingan.
  3. Mengimplementasikan dan atau mengubah bisnis dan atau strategi dengan penggunaan teknologi.
  4. Membuat, meningkatkan, dan memperbaiki produk, proses, dan jasa.

Pentingnya Manajemen Proyek berdasarkan PMBOK

Manajemen proyek adalah aplikasi pengetahuan, keterampilan, peralatan, dan teknik pada kegiatan proyek agar persyaratan proyek dapat terpenuhi. Manajemen proyek dicapai melalui integrasi proses manajemen proyek yang diidentifikasi untuk proyek.

Dengan manajemen proyek, organisasi dapat melaksanakan proyek secara efektif dan efisien. Manajemen proyek yang efektif dapat membantu individu, kelompok, dan organisasi publik dan swasta untuk:

  • Memenuhi tujuan bisnis;
  • Memenuhi harapan pemangku kepentingan;
  • Lebih mudah diprediksi;
  • Tingkatkan peluang keberhasilan;
  • Memberikan produk yang tepat pada waktu yang tepat;
  • Menyelesaikan masalah dan isu;
  • Menanggapi risiko secara tepat waktu;
  • Mengoptimalkan penggunaan sumber daya organisasi;
  • Mengidentifikasi, memulihkan, atau mengakhiri proyek yang gagal;
  • Mengelola batasan (mis. lingkup, kualitas, jadwal, biaya, sumber daya);
  • Menyeimbangkan pengaruh batasan pada proyek (mis. penambahan lingkup dapat meningkatkan biaya atau durasi);
  • Mengelola perubahan dengan cara yang lebih baik.

Bagaimana Apabila Proyek Salah Dikelola?

Proyek yang dikelola dengan buruk atau tidak adanya manajemen proyek dapat mengakibatkan:

  • Melewati tenggat waktu,
  • Biaya membengkak,
  • Kualitas buruk,
  • Pekerjaan perbaikan,
  • Ekspansi proyek yang tidak terkendali,
  • Kehilangan reputasi organisasi,
  • Pemangku kepentingan yang tidak puas, dan
  • Kegagalan dalam mencapai tujuan dilaksanakannya proyek.

Apa Manfaat Manajemen Proyek untuk Organisasi?

Dalam lingkungan bisnis saat ini, pemimpin organisasi harus mampu mengelola perusahaan dengan anggaran yang lebih ketat, durasi yang lebih pendek, sumber daya yang terbatas, dan teknologi yang berubah dengan cepat.

Lingkungan bisnis bersifat dinamis dengan tingkat perubahan yang semakin cepat. Untuk tetap kompetitif, perusahaan perlu menerapkan manajemen proyek untuk secara konsisten memberikan manfaat nilai bisnis.

Manajemen proyek yang efektif dan efisien harus dipertimbangkan sebagai kompetensi strategis dalam organisasi. Hal ini memungkin kan organisasi untuk:

  • Mengikatkan hasil proyek ke tujuan bisnis,
  • Berkompetisi dengan lebih efektif di pasar,
  • Mempertahankan keberlangsungan organisasi, dan
  • Menanggapi dampak perubahan lingkungan bisnis pada proyek dengan menyesuaikan rencana manajemen proyek secara tepat.
Share on:
About Reza Prama Arviandi

A graduate student from the Department of Civil Engineering ITB who has a passion in the field of civil infrastructure, big data analysis, and community empowerment.

Leave a Comment