Dokumen Bisnis Manajemen Proyek di PMBOK

Dokumen Bisnis Manajemen Proyek di PMBOK – Di dalam sebuah proyek diperlukan sekumpulan dokumen yang akan menjadi dasar dari proses bisnis yang dijalankan. Tentu karena sebuah bisnis, proyek yang menghasilkan sesuatu produk haruslah layak untuk memberi keuntungan.

Dokumen yang dimaksud yaitu dokumen bisnis manajemen proyek. Kita akan berdiskusi lebih lanjut mengenai hal tersebut. Check this out~

Definisi Dokumen Bisnis Proyek

Manajer proyek perlu memastikan bahwa pendekatan manajemen proyek yang dipilih sudah menangkap maksud dokumen bisnis proyek.

Dokumen Bisnis ProyekDefinisi
Kasus Bisnis ProyekSebuah dokumen studi kelayakan yang digunakan untuk memvalidasi manfaat ketika sebuah komponen yang dipilih tidak memiliki definisi yang memadai dan hal tersebut digunakan sebagai basis dari otorisasi dari aktivitas manajemen proyek yang lebih lanjut.
Perencanaan Manajemen Manfaat ProyekPenjelasan terdokumentasi yang mendefinisikan proses dari membuat, memaksimalkan, dan mempertahankan manfaat yang diberikan oleh sebuah proyek.
Definisi dari Dokumen Bisnis Manajemen Proyek

Sponsor proyek umumnya bertanggung jawab atas pengembangan dan pemeliharaan dokumen Project Business Case. Manajer proyek bertanggung jawab untuk memberikan rekomendasi dan pengawasan untuk menjaga agar ukuran keberhasilan Project Business Case, rencana manajemen proyek, project charter, dan project benefits management plan selaras antara satu dengan lainnya dan juga dengan tujuan dan sasaran organisasi.

Manajer proyek harus secara tepat menyesuaikan dokumen manajemen proyek mereka. Di beberapa organisasi, Project Business Case dan Project Benefits Management Plan berada di level program. Manajer proyek harus bekerja sama dengan manajer program untuk memastikan dokumen manajemen proyek selaras dengan dokumen program.

Related:   Kompetensi Manajer Proyek, Apa Saja?
Dokumen Bisnis ProyekDefinisi
Project Business CaseSebuah studi kelayakan ekonomi terdokumentasi yang digunakan untuk memvalidasi manfaat dari suatu pilihan yang digunakan sebagai dasar untuk otorisasi kegiatan manajemen proyek lebih lanjut
Project Benefit Management PlanPenjelasan terdokumentasi yang mendefinisikan proses untuk membuat, memaksimalkan, dan menjaga manfaat yang diberikan oleh proyek.
Dokumen Bisnis Proyek

Project Business Case atau Dokumen Bisnis Proyek berisikan tujuan dan alasan untuk go / no-go nya inisiasi sebuah proyek.

Project Business Case atau Dokumen Bisnis Proyek biasanya didahului oleh sebuah Needs Assessment dan berguna untuk mengukur keberhasilan proyek pada akhir proyek berdasarkan tujuan awalnya.

Benefit Management Plan atau Perencanaan Manajemen Manfaat dibuat dengan memanfaatkan data dan informasi yang didokumentasikan dlm business case dan needs assessment.

Dokumen Bisnis Manajemen Proyek di PMBOK
Dokumen Bisnis Manajemen Proyek di PMBOK

Project Business Case atau Dokumen Bisnis Proyek

Sebuah Project Business Case atau Dokumen Bisnis Proyek dapat termasuk tetapi tidak terbatas pada mendokumentasikan hal-hal berikut:

Kebutuhan Bisnis

Kebutuhan bisnis contohnya,

  • Penentuan apa yang mendorong dibutuhkannya suatu tindakan.
  • Pernyataan situasional yang mendokumentasikan masalah bisnis atau peluang yang harus ditangani, termasuk value yang akan didapatkan perusahaan.
  • Identifikasi stakeholder yang terkena dampak.
  • Identifikasi ruang lingkup.

Analisis Situasi

Analisis situasi contohnya

  • Identifikasi strategi, tujuan, dan sasaran organisasi.
  • Identifikasi akar penyebab masalah atau kontributor utama dari suatu peluang.
  • Analisis kesenjangan antara kemampuan yang dibutuhkan untuk proyek vs kemampuan organisasi yang tersedia.
  • Identifikasi risiko yang diketahui.
  • Identifikasi faktor-faktor penentu keberhasilan; Identifikasi kriteria pemilihan (contoh kriteria: Required, Desired, atau Optional).
  • Identifikasi pilihan-pilihan skenario bisnis yang harus dipertimbangkan untuk menangani masalah atau peluang bisnis, (misal Do nothing / business as usual, do the minimum work, do more than the minimum work, dan lainnya),
Related:   Kota Tangguh Bencana Alam Berbasis Resiliensi Vernakular

Rekomendasi

Pernyataan mengenai opsi yang direkomendasikan untuk dijalankan dalam proyek; Item yang dimasukkan dalam pernyataan diantaranya adalah:

  • Hasil analisis untuk opsi-opsi potensial.
  • Batasan, asumsi, risiko, dan ketergantungan dari opsi-opsi potensial.
  • Ukuran keberhasilan.

Pendekatan implementasi nya, diantaranya:

  • Milestone.
  • Dependensi.
  • Peran dan tanggung jawab.

Evaluasi

Evaluasi adalah ernyataan yang menjelaskan rencana untuk mengukur manfaat yang akan diberikan oleh proyek.

Project Benefit Management Plan atau Perencanaan Managemen Manfaat Proyek

Adalah dokumen yang menjelaskan bagaimana dan kapan manfaat dari sebuah proyek akan dihasilkan, dan mekanisme pengukurannya. Benefit Management Plan berisikan diantaranya:

  • Target Manfaat (tangible dan intangible, nilai finansial dinyatakan dgn NPV).
  • Penyelarasan dengan Rencana Strategis.
  • Timeframe realisasinya (berdasarkan fase, short term, long term, dan lainnya).
  • Penanggung jawab masing-masing manfaat (memonitor, melaporkan status, dan lainnya).
  • Ukuran-ukuran (untuk mengukur progres realisasi manfaat).
  • Asumsi-asumsi.
  • Risiko-risiko.

Benefit Management Plan dibuat dengan memanfaatkan data dan informasi yang didokumentasikan dalam business case dan needs assessment.

Project Charter dan Rencana Manajemen Proyek

Project Charter

Project Charter adalah dokumen yang dikeluarkan oleh Sponsor Proyek yang mengotorisasi eksistensi proyek secara formal sehingga memberikan kewenangan kepada PM untuk menggunakan sumber daya perusahaan untuk proyek.

Rencana Manajemen Proyek

Rencana Manajemen Proyek adalah dokumen yang menjelaskan bagaimana proyek akan dijalankan, dimonitor, dan dikontrol.

Pengukuran Kesuksesan Proyek

  1. Menyelesaikan project benefits management plan.
  2. Memenuhi langkah-langkah keuangan yang disepakati yang didokumentasikan dalam business case, seperti:
    • Nett Present Value (NPV),
    • Return on Investment (ROI),
    • Internal Rate of Return (IRR),
    • Payback Period (PBP),
    • Benefit-cost Ratio (BCR).
  3. Memenuhi tujuan non finansial dari business case.
  4. Menyelesaikan perubahan organisasi dari kondisi saat ini ke kondisi masa depan yang diinginkan.
  5. Memenuhi syarat dan ketentuan kontrak.
  6. Memenuhi strategi, sasaran, dan tujuan organisasi.
  7. Mencapai kepuasan pemangku kepentingan (stakeholder).
  8. Adopsi pelanggan / pengguna akhir yang dapat diterima.
  9. Integrasi deliverable-deliverable kedalam lingkungan operasi organisasi.
  10. Telah mencapai kualitas deliverable yang disepakati.
  11. Memenuhi kriteria tata kelola.
  12. Mencapai ukuran atau kriteria keberhasilan lain yang disepakati.
Related:   Catatan Kecil Banjir Jakarta 2020
Share on:
About Reza Prama Arviandi

A graduate student from the Department of Civil Engineering ITB who has a passion in the field of civil infrastructure, big data analysis, and community empowerment.

Leave a Comment