Proses dan Kelompok Proses dalam Manajemen Proyek di PMBOK

Proses dan Kelompok Proses dalam Manajemen Proyek di PMBOK – Setelah memahami Manajemen Operasi, Siklus dan Fase Proyek di PMBOK, kita akan mempelajari proses dan kelompok proses di Manajemen Proyek PMBOK.

Mengapa Harus Memahami Manajemen Proses?

Manajemen proses sangatlah penting dalam manajemen proyek. Sebuah proyek yang mempunyai awal dan akhir, memerlukan proses dalam mengolah pekerjaan yang dilakukan hingga mendapat hasil, produk, dan manfaat lainnya. Tujuan manajemen proses ini tentu akan membuat proyek hidup dan menjalankan fungsi utama sampai mendapat hasil yang diharapkan.

Manfaat lain mempelajari manajemen proses yaitu mengelola kehidupan dalam pekerjaan proyek. Sehingga biaya, mutu, dan waktu dalam proyek mampu dioptimalkan dalam setiap prosesnya.

Proses Manajemen Proyek

Proses manajemen proyek berkaitan tentang apakah kegiatan yang akan dilaksanakan atau yang akan dilaksanakan. Prosesnya terhubung dan ditautkan secara logis. Biasanya, proses tersebut menghasilkan satu atau lebih hasil. Hasil tersebut dapat berupa penyampaian atau masukan ke proses lain.

  • Proses adalah sekumpulan tindakan dan aktivitas yang saling terkait yang dilakukan untuk mencapai produk, hasil, atau layanan yang telah ditentukan sebelumnya.
  • Setiap proses dicirikan oleh masukannya, alat dan teknik yang dapat diterapkan, dan keluaran yang dihasilkan.
  • Agar agar proyek berhasil, tim proyek harus:
    • Memilih proses yang sesuai yang diperlukan untuk memenuhi tujuan proyek;
    • Gunakan pendekatan yang ditentukan yang dapat diadaptasi untuk memenuhi persyaratan;
    • Memenuhi persyaratan untuk memenuhi kebutuhan dan harapan pemangku kepentingan;
    • Membangun dan memelihara komunikasi & keterlibatan yang tepat dengan pemangku kepentingan;
    • Seimbangkan kendala yang bersaing.
  • Proses proyek dilakukan oleh tim proyek dan umumnya termasuk dalam salah satu dari tiga kategori utama:
    • Proses yang digunakan satu kali atau pada titik-titik yang telah ditentukan dalam proyek (mis: piagam proyek).
    • Proses yang dilakukan secara berkala sesuai kebutuhan (misal: Memperoleh sumber daya).
    • Proses yang dilakukan terus menerus (misal: Tentukan aktivitas)

Proses Umum Manajemen Proyek Interaksi

  • Proses Pemantauan & Pengendalian Grup berinteraksi dengan Grup Proses lainnya.
  • Grup Proses Manajemen Proyek dihubungkan dengan keluaran yang dihasilkan.
  • Grup Proses saling tumpang tindih aktivitas yang terjadi sepanjang proyek.
  • Output dari satu proses umumnya menjadi input ke prosesor lain adalah deliverable proyek, subproyek atau fase.
  • Kiriman subproyek atau tingkat proyek dapat disebut kiriman inkremental.
  • Grup Proses Perencanaan menyediakan Proses Pelaksana Kelompok dengan rencana manajemen proyek dan dokumen proyek.
  • Rencana dan proyek manajemen proyek ect dokumen selalu ditinjau kembali dan diperbarui.
  • Jika proyek dibagi menjadi beberapa fase, grup proses berinteraksi dengan setiap fase.
  • Grup Proses bukanlah Fase Siklus Hidup Proyek.

Grup Proses Manajemen Proyek

Manajemen proyek dicapai melalui pengaplikasian proses yang tepat dan integrasi dari 49 proses manajemen proyek yang dikelompokkan secara logis yang terdiri dari lima Grup Proses:

  1. Memulai,
  2. Perencanaan,
  3. Pelaksana,
  4. Pemantauan dan Pengendalian, dan
  5. Penutupan.

Kelompok Proses Inisiasi

  • Mendefinisikan dan mengesahkan proyek.
  • Sering dilakukan di luar lingkup kendali proyek.
  • Memfasilitasi pengesahan yang formal untuk memulai proyek baru.
  • Ditugaskan oleh manajer proyek.
  • Pendanaan dan persetujuan terjadi di luar batasan lingkup proyek.
  • Banyak proyek besar atau kompleks dibagi menjadi beberapa fase, dan diulangi untuk setiap fase berikutnya.

Kelompok Proses Perencanaan

  • Mendefinisikan, menyempurnakan tujuan, dan merencanakan tindakan yang diperlukan untuk mencapai tujuan dari ruang lingkup yang akan ditangani oleh proyek.
  • Mengembangkan rencana manajemen proyek, menyempurnakan ruang lingkup proyek, biaya proyek, dan jadwal.
  • Proses diperbarui dan disempurnakan di seluruh kelompok proses pelaksanaan dengan perencanaan yang teriterasi.
  • Semua pemangku kepentingan yang diperlukan dilibatkan dalam proses ini.

Kelompok Proses Pelaksanaan

  • Sebagian besar anggaran proyek akan digunakan untuk melaksanakan Kelompok Proses Pelaksana.
  • Mengintegrasikan orang dan sumber daya lain untuk melaksanakan rencana manajemen proyek.
  • Selama pelaksanaan proyek, hasil yang didapat mungkin memerlukan pembaruan perencanaan dan penataan dasar (baseline) kembali.

Kelompok Proses Pemantauan dan Pengendalian

  • Manfaat utama dari Kelompok Proses Pemantauan dan Pengendalian yaitu kinerja proyek diukur dan dianalisis secara berkala.
  • Kelompok proses ini memantau aktivitas proyek yang sedang berlangsung sambil menganalisis rencana manajemen proyek dan baseline pengukuran kinerja proyek.
  • Kelompok proses ini mempengaruhi faktor yang dapat menghindari kontrol perubahan atau manajemen konfigurasi sehingga hanya perubahan yang disetujui yang diterapkan.
  • Mengontrol perubahan dan merekomendasikan tindakan korektif atau pencegahan untuk mengantisipasi kemungkinan masalah.
  • Grup Proses Pemantauan dan Pengendalian tidak hanya memantau dan mengontrol pekerjaan yang dilakukan dalam Grup Proses, tetapi juga memantau dan mengontrol seluruh proyek.

Kelompok Proses Penutupan Proyek

  • Memformalkan penerimaan proyek atau fase yang dapat disampaikan.
  • Mendapatkan penerimaan dari pelanggan atau sponsor untuk menutup proyek/fase proyek secara resmi.
  • Melakukan tinjauan pasca proyek atau fase-akhir.
  • Mencatat dampak dengan menyesuaikannya dengan proses apa pun.
  • Mendokumentasikan pembelajaran yang didapat.
  • Menerapkan pembaruan yang sesuai untuk aset proses organisasi.
  • Mencapai kesuksesan di semua dokumen proyek yang relevan dengan Sistem Informasi Manajemen Proyek (PMIS) untuk digunakan sebagai data historis.
  • Menutup semua aktivitas pengadaan.
  • Melakukan penilaian anggota tim.
  • Merilis sumber daya proyek.

Pada pembahasan selanjutnya kita akan meringkas hal-hal tentang pengkategorian di proses proyek sebagai area pengetahuan. Kita tahu bahwa di PMBOK hal ini dikategorikan menjadi 10 kategori yang berbeda. Selain itu terdapat 49 proses yang ada di dalamnya. Stay tune~

Share on:
About Reza Prama Arviandi

A graduate student from the Department of Civil Engineering ITB who has a passion in the field of civil infrastructure, big data analysis, and community empowerment.

Leave a Comment