Kelompok Proses Manajemen Proyek, Bagaimana Ringkasannya?

Kelompok Proses Manajemen Proyek, Bagaimana Ringkasannya? – Kita akan meringkas namun tetap fokus pada hakukan kelompok proses di manajemen proyek. Mengapa kelompok proses ini menjadi hal yang penting? Bagaimana menerapkannya di dalam proyek? Kita akan berdiskusi lebih lengkap di bawah. Check this out~

Pengelompokan Proses Manajemen Proyek

Pengelompokan proses manajemen proyekadalah pengelompokan logis dari proses manajemen proyek untuk mencapai tujuan proyek tertentu, dan tidak bergantung pada fase proyek. Proses manajemen proyek dikelompokkan ke dalam lima Kelompok berikut:

Kelompok Proses Inisiasi

Kelompok proses inisiasi adalah proses mendefinisikan proyek baru atau fase baru dari proyek yang sudah ada dengan mendapatkan otorisasi untuk memulai proyek atau fase tersebut.

Kelompok Proses Perencanaan

Kelompok proses perencanaan adalah proses menetapkan ruang lingkup proyek, mempertajam tujuan proyek, dan menentukan tindakan yang diperlukan untuk mencapai tujuan proyek.

Kelompok Proses Eksekusi

Kelompok proses eksekusi adalah proses menyelesaikan pekerjaan yang telah ditentukan dalam rencana manajemen proyek untuk memenuhi persyaratan proyek.

Kelompok Proses Pemantauan dan Pengendalian

Kelompok proses pemantauan dan pengendalian adalah proses yang diperlukan untuk melacak, meninjau, dan mengatur kemajuan dan kinerja proyek; mengidentifikasi setiap area yang memerlukan perubahan rencana, dan mengusulkan perubahan yang sesuai.

Kelompok Proses Penutupan

Kelompok proses penutupan adalah proses untuk menyelesaikan atau menutup proyek, fase, atau kontrak secara formal.

Related:   Membangun Rumah Tahan Gempa di Indonesia: Tantangan dan Solusi

Proses manajemen proyek dihubungkan oleh input dan output spesifik di mana hasil atau output dari satu proses dapat menjadi masukan untuk proses lain yang belum tentu dalam Kelompok Proses yang sama. Perhatikan bahwa Kelompok Proses tidak sama dengan fase proyek.

Area Pengetahuan Manajemen Proyek

Selain dalam Kelompok Proses, proses-proses dalam manajemen proyek juga dikategorikan ke dalam area pengetahuan (Knowledge). Area Pengetahuan adalah pembagian area dari manajemen proyek yang ditentukan oleh persyaratan pengetahuannya dan dijelaskan dalam proses-proses komponen, praktik, input, output, alat, dan teknik.

Sepuluh area pengetahuan yang diidentifikasi dalam PMBOK digunakan di sebagian besar proyek. Sepuluh area pengetahuan tersebut adalah:

Manajemen Integrasi Proyek

Manajemen integrasi proye yaitu meliputi proses-proses dan kegiatan untuk mengidentifikasi, menentukan, menggabungkan, menyatukan, dan mengkoordinasikan berbagai proses dan aktivitas yang ada dalam Kelompok Proses Manajemen Proyek.

Manajemen Ruang Lingkup Proyek

Manajemen ruang lingkup proyek yaitu meliputi proses-proyek yang diperlukan untuk memastikan bahwa proyek sudah mencakup semua pekerjaan yang diperlukan dan hanya pekerjaan yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek dengan sukses.

Manajemen Jadwal Proyek

Manajemen jadwal proyek yaitu meliputi proses-proses yang diperlukan untuk mengelola penyelesaian proyek agar tepat waktu.

Manajemen Biaya Proyek

Manajemen biaya proyek yaitu meliputi proses-proses merencanakan, memperkirakan, penganggaran, pembiayaan, pendanaan, pengelolaan, dan pengendalian biaya sehingga proyek dapat diselesaikan dalam anggaran yang disetujui.

Manajemen Kualitas Proyek

Manajemen kualitas proyek yaitu meliputi proses-proses untuk memasukkan kebijakan mutu perusahaan terkait perencanaan, pengelolaan, dan pengendalian persyaratan kualitas proyek dan produk, agar sesuai harapan para pemangku kepentingan.

Manajemen Sumber Daya Proyek

Manajemen sumber daya proyek yaitu meliputi proses-proses untuk mengidentifikasi, memperoleh, dan mengelola sumber daya yang dibutuhkan untuk keberhasilan penyelesaian proyek.

Manajemen Komunikasi Proyek

Manajemen komunikasi proyek yaitu meliputi proses-proses yang diperlukan untuk memastikan ketepatan waktu dan kesesuaian perencanaan, pengumpulan, pembuatan, distribusi, penyimpanan, pengambilan, manajemen, kontrol, pemantauan, dan disposisi akhir dari seluruh informasi proyek.

Manajemen Risiko Proyek

Manajemen risiko proyek yaitu meliputi proses-proses melakukan perencanaan manajemen risiko, identifikasi, analisis, perencanaan respons, pelaksanaan respons, dan pemantauan risiko pada suatu proyek.

Related:   Tantangan E-Procurement Berbasis BIM

Manajemen Pengadaan Proyek

Manajemen pengadaan proyek yaitu meliputi proses-proses yang diperlukan untuk membeli atau memperoleh produk, layanan, atau hasil yang dibutuhkan dari luar tim proyek.

Manajemen Pemangku Kepentingan Proyek

Manajemen pemangku kepentingan proyek yaitu meliputi proses-proses yang diperlukan untuk mengidentifikasi orang, grup, atau organisasi-organisasi yang dapat berdampak atau terdampak oleh proyek, menganalisis harapan dan dampak mereka terhadap proyek, dan untuk mengembangkan strategi manajemen yang tepat untuk melibatkan mereka secara efektif dalam keputusan dan eksekusi proyek.

Kebutuhan proyek tertentu mungkin memerlukan tambahan satu atau lebih area pengetahuan, misalnya proyek konstruksi mungkin memerlukan manajemen keuangan atau manajemen keselamatan dan kesehatan.

Pemetaan Kelompok Proses Manajemen Proyek dan Area Pengetahuan

Kelompok Proses InisiasiKelompok Proses PerencanaanKelompok Proses PelaksanaanKelompok Proses Pemantauan dan KontrolKelompok Proses Penutupan
Manajemen Integrasi Proyek1. Mengembangkan Piagam Proyek2. Mengembangkan Perencanaan Manajemen Proyek3. Mengarahkan & Mengelola Pekerjaan Proyek

4. Mengelola Pengetahuan Proyek
5. Memantau dan Mengontrol Pekerjaan Proyek

6. Melakukan Integrasi Perubahan Kontrol
7. Penutupan Proyek atau Fase Proyek
Manajemen Ruang Lingkup Proyek1. Perencanaan Manajemen Ruang Lingkup

2. Mengumpulkan Persyaratan

3. Mendefinisikan Ruang Lingkup

4. Membuat WBS
5. Memvalidasi Ruang Lingkup

6. Mengkontrol Ruang Lingkup
Manajemen Penjadwalan Proyek1. Perencanaan Manajemen Penjadwalan

2. Mendefinisikan Aktivitas

3. Mengurutkan Aktivitas

4. Mengestimasi Durasi Aktivitas

5. Menyusun Jadwal
6. Mengkontrol Penjadwalan
Manajemen Biaya Proyek1. Perencanaan Manajemen Biaya

2. Mengestimasi Biaya

3. Menentukan Anggaran
4. Mengkontrol Biaya
Manajemen Kualitas Proyek1. Perencanaan Manajemen Kualitas2. Mengelola Kualitas3. Mengkontrol Kualitas
Manajemen Sumber Daya Proyek1. Perencanaan Manajemen Sumber Daya

2. Mengestimasi Aktivitas Sumber Daya
3. Mendapatkan Sumber Daya

4. Mengembangkan Tim

5. Mengelola Tim
6. Mengelola Sumber Daya
Manajemen Komunikasi Proyek1. Perencanan Manajemen Komunikasi2. Mengelola Manajemen Komunikasi3. Memantau Manajemen Komunikasi
Manajemen Risiko Proyek1. Perencanaan Manajemen Risiko

2. Identifikasi Risiko

3. Melakukan Analisis Risiko Kualitatif

4. Melakukan Analisis Risiko Kuantitatif

5. Perencanaan Respons Risiko
6. Mengimplementasikan Respons Risiko7. Pemantauan Respons Risiko
Manajemen Pengadaan Proyek1. Perencanaan Manajemen Pengadaan2. Melakukan Pengadaan3.Mengontrol Pengadaan
Manajemen Pemangku Kepentingan Proyek1. Mengidentifikasi Pemangku Kepentingan2. Perencanaan Pendekatan Pemangku Kepentingan3. Mengelola Pendekatan Pemangku Kepentingan4. Memantau Pendekatan Pemangku Kepentingan
Pemetaan Kelompok Proses Manajemen Proyek dan Area Pengetahuan

Data dan Informasi Manajemen Proyek

Sepanjang siklus hidup suatu proyek, sejumlah besar data dikumpulkan, dianalisis, dan diolah. Data proyek dikumpulkan sebagai hasil dari berbagai proses. Data yang dikumpulkan dianalisis dalam konteksnya, dikumpulkan, dan diolah menjadi informasi proyek untuk berbagai proses. Informasi dikomunikasikan secara lisan atau didistribusikan dalam berbagai format sebagai laporan.

Related:   Peran Manajer Proyek, Apa Saja?

Definisi berikut mengidentifikasi terminologi kunci mengenai data dan informasi proyek:

Data Kinerja Pekerjaan

Data kinerja pekerjaan adalah observasi dan pengukuran data mentah yang dilakukan selama pelaksanaan kegiatan-kegiatan di dalam proyek. Contohnya seperti laporan persentase penyelesaian fisik pekerjaan, pengukuran kinerja mutu dan teknis, tanggal mulai dan selesainya kegiatan-kegiatan, jumlah permintaan perubahan, jumlah cacat, biaya aktual, durasi aktual, dan lainnya. Data proyek biasanya dicatat dalam Sistem Informasi Manajemen Proyek dan dalam dokumen proyek.

Informasi Kinerja Pekerjaan

Informasi kinerja pekerjaan adalah data kinerja dikumpulkan dari berbagai proses pengendalian, dianalisis dalam konteksnya dan diintegrasikan berdasarkan hubungan antar area. Contoh informasi kinerja adalah status deliverable, status implementasi dari permintaan perubahan, dan estimasi perkiraan penyelesaian pekerjaan.

Laporan Kinerja Pekerjaan

Laporan kinerja pekerjaan adalah representasi fisik atau elektronik dari informasi kinerja pekerjaan yang dikompilasi dalam dokumen proyek, yang dimaksudkan untuk menghasilkan keputusan atau mengangkat masalah, tindakan, atau awareness. Contohnya meliputi laporan status, memo, justifikasi, catatan informasi, dasbor elektronik, rekomendasi, dan pembaruan.

Alur Data dan Informasi Manajemen Proyek

Alur Data dan Informasi Manajemen Proyek

Tailoring atau Menyesuaikan

Biasanya, manajer proyek menerapkan metodologi manajemen proyek untuk pekerjaan mereka. Metodologi adalah sistem praktik, teknik, prosedur, dan aturan yang digunakan oleh mereka yang bekerja dalam suatu disiplin. PMBOK ® Guide bukanlah sebuah metodologi.

PMBOK ® Guide merupakan referensi yang direkomendasikan untuk penyesuaian, karena dokumen standar ini mengidentifikasi bagian dari area pengetahuan manajemen proyek yang diakui secara umum sebagai good practice. “Praktek yang baik” tidak berarti bahwa pengetahuan yang dijelaskan harus selalu diterapkan secara seragam untuk semua proyek.

Metodologi manajemen proyek dapat dihasilkan:

  • Dikembangkan oleh para ahli di dalam organisasi.
  • Dibeli dari vendor.
  • Diperoleh dari asosiasi profesional.
  • Diperoleh dari instansi pemerintah.

Proses manajemen proyek, (input, peralatan, teknik, output, dan fase siklus hidup) yang tepat harus dipilih untuk mengelola suatu proyek. Aktivitas seleksi ini dikenal sebagai tailoring manajemen proyek.

Dalam tailoring Manajer proyek bekerja sama dengan tim proyek, sponsor, & manajemen perusahaan. Dalam beberapa kasus, sebuah perusahaan mungkin memerlukan metodologi manajemen proyek yang khusus.

Tailoring diperlukan karena setiap proyek itu unik, tidak setiap proses, alat, teknik, input, atau output yang diidentifikasi dalam Panduan PMBOK® diperlukan pada setiap proyek.

Tailoring harus menyesuaikan dengan batasan ruang lingkup, jadwal, biaya, sumber daya, kualitas, dan risiko. Setiap batasan memiliki pengaruh berbeda untuk tiap proyek, dan manajer proyek harus menyesuaikan pendekatan yang tepat untuk mengelolanya berdasarkan lingkungan proyek, budaya organisasi, kebutuhan stakeholder, dan variabel lainnya.

Dalam tailoring manajemen proyek, manajer proyek juga harus mempertimbangkan berbagai tingkat tata kelola yang mungkin diperlukan dan di mana proyek akan beroperasi, serta budaya organisasi.

Selain itu, pertimbangan apakah pelanggan proyek itu internal atau eksternal organisasi dapat mempengaruhi keputusan tailoring. Metodologi manajemen proyek yang baik mempertimbangkan sifat unik proyek dan memungkinkan penyesuaian sampai taraf tertentu, oleh manajer proyek.

Share on:
About Reza Prama Arviandi

A graduate student from the Department of Civil Engineering ITB who has a passion in the field of civil infrastructure, big data analysis, and community empowerment.

Leave a Comment