Lingkungan Manajemen Proyek, Bagaimana Mengelolanya?

Lingkungan Manajemen Proyek – Sebuah proyek pasti memiliki lingkungan dimana proyek tersebut dikerjakan. Maka mengelola lingkungan proyek tersebut menjadi wajib dilakukan. Hal tersebut akan menjadi integrasi dalam pengembangan proyek yang sukses. Kita akan berdiskusi mengenaoi lingkungan manajemen proyek tersbut di bawah ini. Check this out~

Pengaruh Utama Lingkungan Manajemen Proyek

Proyek ada dan beroperasi di lingkungan yang mungkin memiliki pengaruh pada mereka. Pengaruh-pengaruh  ini dapat memiliki dampak yang menguntungkan atau  tidak menguntungkan pada proyek. Dua kategori  pengaruh utama adalah faktor lingkungan perusahaan (Enterprise Environmental Factors/EEF) dan proses aset  organisasi (Organizational Process Assets/OPA).

Apa itu EEF dan OPA?

EEFs berasal dari lingkungan manajemen proyek berada di luar proyek dan  seringkali di luar perusahaan. EEF mungkin berdampak  pada tingkat organisasi, portofolio, program, atau  proyek.

OPA berasal dari lingkungan manajemen proyek bersifat internal untuk organisasi. Ini mungkin  timbul dari organisasi itu sendiri, portofolio, program,  proyek lain, atau kombinasi dari ini. Gambar 2-1  menunjukkan rincian pengaruh proyek ke EEF dan OPA.

Faktor Lingkungan Manajemen Proyek Perusahaan

Faktor lingkungan perusahaan (EEF) mengacu pada kondisi, tidak berada di bawah kendali, pengaruh, membatasi, atau mengarahkan tim proyek.

Kondisi ini dapat bersifat internal dan/atau eksternal organisasi. EEF dianggap sebagai masukan untuk khususnya banyak proses manajemen proyek, untuk sebagian besar proses perencanaan.

Faktor-faktor ini dapat meningkatkan atau membatasi opsi manajemen proyek. Selain itu, faktor-faktor ini memiliki sifat positif atau negative  yang mempengaruhi hasil proyek.

EEFs sangat bervariasi dalam tipe atau alam. Faktor-faktor ini perlu dipertimbangkan jika proyek  tersebut efektif.

EEFs Internal Ke Organisasi dalam Lingkungan Manajemen Proyek

EEFs dalam lingkungan manajemen proyek berikut ini bersifat internal untuk organisasi:

  1. Budaya, struktur, dan tata kelola organisasi. Contohnya termasuk visi, misi, nilai, keyakinan, norma budaya, gaya kepemimpinan, hierarki dan hubungan otoritas, gaya organisasi, etika, dan kode etik.
  2. Distribusi geografis fasilitas dan sumber daya. Contohnya termasuk lokasi pabrik, tim virtual, sistem bersama, dan komputasi awan.
  3. Infrastruktur. Contohnya termasuk fasilitas yang ada, peralatan, saluran telekomunikasi organisasi, perangkat keras teknologi informasi, ketersediaan, dan kapasitas.
  4. Perangkat lunak teknologi informasi. Contohnya termasuk penjadwalan perangkat lunak, sistem manajemen konfigurasi, antarmuka web ke sistem otomatis online lainnya, dan sistem otorisasi kerja.
  5. Ketersediaan sumberdaya. Contohnya termasuk batasan kontrak dan pembelian, penyedia dan subkontraktor yang disetujui, dan perjanjian kolaborasi.
  6. Kemampuan karyawan. Contohnya termasuk keahlian sumber daya manusia, keterampilan, kompetensi, dan pengetahuan khusus yang ada.
Related:   Bagaimana Cara Membaca Lebih Banyak Buku?

EEFs Eksternal Ke Organisasi dalam Lingkungan Manajemen Proyek

EEF dalam lingkungan manajemen proyek berikut ini bersifat eksternal untuk organisasi:

  1. Kondisi pasar. Contohnya termasuk pesaing, pengenalan merek pangsa pasar, dan merek dagang.
  2. Pengaruh dan masalah sosial dan budaya. Contohnya termasuk iklim politik, kode etik, etika, dan persepsi.
  3. Pembatasan hukum. Contohnya termasuk undang-undang atau peraturan negara atau lokal yang terkait dengan keamanan, perlindungan data, perilaku bisnis, pekerjaan, dan pengadaan.
  4. Database komersial. Contohnya termasuk hasil tolok ukur, data perkiraan biaya standar, informasi studi risiko industri, dan database risiko.
  5. Penelitian akademis. Contohnya termasuk studi industri, publikasi, dan hasil pembandingan.
  6. Pemerintah atau standar industri. Contohnya meliputi peraturan dan standar badan regulasi yang terkait dengan produk, produksi, lingkungan, kualitas, dan pengerjaan.
  7. Pertimbangan keuangan. Contohnya termasuk nilai tukar mata uang, suku bunga, tingkat inflasi, tarif, dan lokasi geografis.
  8. Elemen lingkungan fisik. Contohnya termasuk kondisi kerja, cuaca, dan kendala.

Proses Aset Ogranisasi di Lingkungan Manajemen Proyek

Poses aset organisasi (OPA) di lingkungan manajemen proyek adalah rencana, proses, kebijakan, prosedur, dan basis pengetahuan khusus untuk dan digunakan oleh organisasi yang berkinerja. Aset-aset ini mempengaruhi manajemen proyek.

OPA termasuk artefak, praktik, atau pengetahuan dari salah satu atau semua organisasi yang terlibat dalam proyek yang dapat digunakan untuk melaksanakan atau mengatur proyek.

OPA juga mencakup pelajaran dari organisasi yang dipelajari proyek-proyek sebelumnya dan informasi historis.

OPA dapat mencakup jadwal yang lengkap, data risiko, dan perolehan data nilai.

OPA adalah masukan untuk banyak proses manajemen proyek. Karena OPA bersifat internal untuk organisasi, anggota tim proyek dapat memperbarui dan menambah proses aset organisasi sebagaimana diperlukan di seluruh proyek. Mereka dapat dikelompokkan menjadi dua kategori:

  1. Proses, kebijakan, dan prosedur.
  2. Basis pengetahuan organisasi.
Related:   Peran Manajer Proyek, Apa Saja?

Umumnya, aset dalam kategori pertama tidak diperbarui sebagai bagian dari pekerjaan proyek. Proses, kebijakan, dan prosedur biasanya ditetapkan oleh kantor manajemen proyek (PMO) atau fungsi lain di luar proyek.

Ini dapat diperbarui hanya dengan mengikuti  kebijakan organisasi yang sesuai terkait dengan  memperbarui proses, kebijakan, atau prosedur. Beberapa organisasi mendorong tim untuk  menyesuaikan templat, siklus hidup, dan daftar  periksa untuk proyek. Dalam hal ini, tim  manajemen proyek harus menyesuaikan aset-aset tersebut untuk memenuhi kebutuhan  proyek.

Aset dalam kategori kedua diperbarui diseluruh proyek dengan informasi proyek. Misalnya, informasi tentang kinerja keuangan, pembelajaran, metrik kinerja dan masalah, dan cacat terus diperbarui sepanjang proyek.

Proses, Kebijakan, dan Prosedur dalam Lingkungan Manajemen Proyek

Proses dan prosedur organisasi dalam lingkungan manajemen proyek dilakukan untuk melakukan pekerjaan proyek termasuk tetapi tidak terbatas pada:

Inisiasi dan Perencanaan

  1. Guidelines dan kriteria untuk menyesuaikan set organisasi proses standar dan prosedur untuk memenuhi kebutuhan spesifik proyek.
  2. Seragam organisasi tertentu seperti kebijakan (misalnya, kebijakan sumber daya manusia, kebijakan kesehatan dan keselamatan, kebijakan keamanan dan kerahasiaan, kebijakan mutu, kebijakan pengadaan, dan kebijakan lingkungan).
  3. Siklus hidup proyek dan nuProduct dan, dan metode dan prosedur (misalnya, metode manajemen proyek, metrik estimasi, audit proses, target perbaikan, daftar periksa, dan definisi proses standar untuk digunakan dalam organisasi).
  4. Templates (misalnya, rencana manajemen proyek, dokumen proyek, daftar proyek, format laporan, templat kontrak, kategori risiko, template pernyataan risiko, definisi kemungkinan dan dampak, matriks kemungkinan dan dampak, dan templat daftar pemangku kepentingan).
  5. Daftar pemasok nuPreapproved dan berbagai jenis perjanjian kontrak (mis., harga tetap, biaya yang dapat diganti, dan waktu serta kontrak material).

Melaksanakan, Memantau, dan Mengontrol

Melaksanakan, Memantau, dan Mengontrol hal sebagai berikut:

  1. Prosedur kontrol perubahan termasuk langkah- langkah untuk melaksanakan standar, kebijakan, rencana, dan prosedur organisasi atau setiap dokumen proyek akan dimodifikasi, dan bagaimana perubahan apa pun akan disetujui dan divalidasi.
  2. Traceability matrik.
  3. Prosedur kontrol financial (misalnya, pelaporan waktu, pengeluaran yang diperlukan dan ulasan pencairan, kode akuntansi, dan ketentuan kontrak standar).
  4. Prosedur manajemen isu dan cacat (misalnya mendefinisikan masalah dan kontrol cacat, mengidentifikasi dan menyelesaikan masalah dan cacat, dan pelacakan item tindakan).
  5. Ketersediaan kontrol dan manajemen penugasan.
  6. Persyaratan komunikasi organisasi (misalnya, teknologi komunikasi khusus tersedia, media komunikasi yang disahkan, kebijakan penyimpanan catatan, video conference, alat kolaboratif, dan persyaratan keamanan).
  7. Procedures untuk memprioritaskan, menyetujui, dan menerbitkan otorisasi kerja.
  8. Templates (misalnya, daftar risiko, log masalah, dan log perubahan).
  9. Pedoman standar, instruksi kerja, kriteria evaluasi proposal, dan pengukuran kriteris kinerja.
  10. Produk, layanan, atau verifikasi hasil dan prosedur validasi.
Related:   Kegagalan Infrastruktur, Ketidakseriusan Kita?

Penutupan dalam Lingkungan Manajemen Proyek

Penutupan adalah pedoman atau persyaratan penutupan proyek (misalnya, audit proyek akhir, evaluasi proyek, serah terima pekerjaan, penutupan kontrak, penugasan kembali sumber daya, dan transfer pengetahuan ke produksi dan/atau operasi).

Repositor Pengetahuan Organisasi dalam Lingkungan Manajemen Proyek

Repositori pengetahuan organisasi untuk menyimpan dan mengambil informasi termasuk tetapi tidak terbatas pada:

  1. Repositori pengetahuan manajemen konfigurasi berisi versi perangkat lunak dan komponen perangkat keras dan garis dasar dari semua standar organisasi, kebijakan, prosedur, dan dokumen proyek yang sedang dijalankan.
  2. Repositori data keuangan yang berisi informasi seperti jam kerja, biaya yang dikeluarkan, anggaran, dan setiap kelebihan biaya proyek.
  3. Informasi historis dan pelajaran yang dipelajari repositori pengetahuan (misalnya, catatan dan dokumen proyek, semua informasi dan dokumentasi penutupan proyek, informasi mengenai kedua hasil keputusan pemilihan proyek sebelumnya dan informasi kinerja proyek sebelumnya, dan informasi dari kegiatan manajemen risiko.
  4. Mengeluarkan dan mencatat repositori data manajemen yang berisi masalah dan status cacat, informasi kontrol, masalah dan resolusi cacat, dan hasil item tindakan; Repositori data untuk metrik yang digunakan untuk mengumpulkan dan menyediakan data pengukuran pada proses dan produk.
  5. File proyek dari proyek sebelumnya (misalnya, ruang lingkup, biaya, jadwal, dan baseline pengukuran kinerja, kalender proyek, diagram jaringan jadwal proyek, daftar risiko, laporan risiko, dan daftar pemangku kepentingan).
Share on:
About Reza Prama Arviandi

A graduate student from the Department of Civil Engineering ITB who has a passion in the field of civil infrastructure, big data analysis, and community empowerment.

Leave a Comment