Mengelola Lingkungan Proyek Sesuai PMBOK

Mengelola Lingkungan Proyek Beroperasi berdasar PMBOK – Pengelolaan lingkungan proyek merupakan hal yang wajib dilakukan oleh setiap manajer proyek. Lingkungan proyek dikelola dengan beberapa komponen yang akan kita bahas pada postingan kali ini.

Kita akan membahas Enterprise Environmental Factors (EEFs) atau Faktor Lingkungan Perusahaan, Organizational Process Assets (OPAs) atau Aset Proses Organisasi, Sistem Organisasi, Tata Kelola Organisasi, Tata Kelola Kerangka Kerja, Pengelolaan Proyek Program Portofolio, Tipe Struktur Organisasi, dan Manajemen Proyek Kantor.

Faktor Lingkungan Perusahaan (EEFs)

Faktor Lingkungan Perusahaan (EEFs) adalah kondisi yang tidak berada di bawah kendali tim manajemen proyek. EEFs dapat bersifat internal atau eksternal bagi organisasi (merupakan masukan untuk sebagian besar proses perencanaan).

EEF Internal

EEF internal seperti:

  • Budaya organisasi, struktur
  • Distribusi fisik sumber daya
  • Infrastruktur
  • Ketersediaan sumber daya
  • Kinerja dan kapabilitas karyawan
  • Budaya organisasi dianggap sebagai faktor lingkungan perusahaan

EEF Eksternal

EEF eksternal seperti:

  • Kondisi pasar
  • Pengaruh sosial dan budaya
  • Pembatasan hukum
  • Komersial
  • Standar pemerintah

Aset Proses Organisasi (OPA)

Aset proses organisasi adalah rencana, proses, kebijakan, prosedur, dan basis pengetahuan. Aset proses organisasi merupakan masukan untuk sebagian besar proses perencanaan.

Aset proses organisasi dikelompokkan dalam dua kategori:

  1. Proses, kebijakan, dan prosedur;
  2. Basis pengetahuan organisasi;
    • Basis pengetahuan manajemen konfigurasi
    • Database keuangan
    • Informasi sejarah dan pelajaran yang didapat
    • Database manajemen masalah dan kerusakan
    • Penyimpanan data
    • File proyek dari proyek sebelumnya
Related:   Apa Itu Risk Tolerance? Perbedaan dengan Risk Appetite

Sistem Organisasi

Proyek beroperasi dalam batasan yang diberlakukan oleh organisasi melalui struktur dan kerangka tata kelola mereka. Manajer proyek perlu memahami di mana tanggung jawab, akuntabilitas dan otoritas yang berada di dalam organisasi.

Pemahaman akan hal ini akan membantu mereka untuk menggunakan kekuasaan, pengaruh, kompetensi, dan kepemimpinan mereka secara efektif. Sistem organisasi mencakup begitu banyak faktor, yang terpenting adalah:

  1. Elemen manajemen
  2. Kerangka tata kelola
  3. Jenis struktur organisasi

Kerangka Tata Kelola Organisasi

Tata kelola mengacu pada pengaturan organisasi atau struktur pada semua tingkatan organisasi yang dirancang untuk menentukan dan mempengaruhi perilaku anggota organisasi.

Tidak ada satupun kerangka tata kelola organisasi yang cocok atau dapat diterapkan atau diadaptasi oleh semua organisasi. Jadi tailoring atau penyesuasian menjadi sangat penting. Beberapa hal penting mengenai tata kelola organisasi yaitu:

  1. Kriteria tata kelola organisasi dapat menjadi batasan pada lingkungan proyek terutama jika lingkungan proyek memberikan layanan, yang akan tunduk pada tata kelola organisasi yang ketat.
  2. Sangat penting bagi manajer proyek untuk memiliki pengetahuan tentang kebijakan dan prosedur tata kelola organisasi perusahaan.
  3. Organisasi menggunakan tata kelola organisasi untuk menetapkan arahan strategis dan parameter kinerja.
  4. Kegiatan manajemen proyek harus selaras dengan arahan bisnis tingkat atas, dan jika ada perubahan, tujuan proyek perlu diselaraskan kembali.
  5. Tata kelola lingkungan proyek adalah fungsi pengawasan yang selaras dengan model tata kelola organisasi dan mencakup siklus hidup proyek.
  6. Kerangka tata kelola lingkungan proyek memberikan manajer proyek dan tim struktur, proses, model pengambilan keputusan dan alat untuk mengelola lingkungan proyek.
  7. Tata kelola lingkungan proyek adalah elemen penting dari setiap proyek yang memastikan keberhasilannya dengan mendefinisikan, mendokumentasikan, dan mengkomunikasikan praktik proyek yang andal dan berulang.
  8. Tata kelola lingkungan proyek melibatkan pemangku kepentingan serta kebijakan, prosedur, dan standar yang terdokumentasi; tanggung jawab; dan otoritas.
  9. Pendekatan tata kelola lingkungan proyek harus dijelaskan dalam rencana manajemen proyek.
Related:   Membangun Rumah Tahan Gempa di Indonesia: Tantangan dan Solusi

Tata Kelola Kerangka Kerja

Kerangka kerja dengan otoritasnya dilaksanakan di dalam organisasi, termasuk beberapa hal, namun tidak terbatas pada:

  1. Aturan, Kebijakan, prosedur norma, hubungan, sistem, proses
  2. Kerangka kerja tersebut mempengaruhi bagaimana:
    • Tujuan organisasi ditetapkan dan dicapai
    • Risiko dipantau dan dinilai
    • Kinerja dioptimalkan

Tata Kelola Proyek, Program, dan Portofolio

Tata kelola proyek, program, dan portofolio mengacu pada kerangka kerja yang memandu kegiatan proyek, program, dan portofolio untuk menciptakan keunikan, layanan, hasil, produk untuk memenuhi tujuan strategis dan operasional organisasi.

Unsur-unsur Manajemen

Unsur-unsur manajemen adalah komponen-komponen yang merupakan fungsi utama atau prinsip-prinsip manajemen umum organisasi. Elemen manajemen meliputi:

  1. Pembagian pekerjaan menggunakan keterampilan khusus dan ketersediaan untuk melakukan pekerjaan
  2. Kewenangan untuk melakukan pekerjaan
  3. Tanggung jawab untuk melakukan pekerjaan
  4. Tindakan yang disiplin
  5. Kesatuan komando
  6. Kesatuan arah
  7. Tujuan umum organisasi
  8. Dibayar secara adil untuk pekerjaan yang dilakukan
  9. Saluran komunikasi yang jelas
  10. Materi yang tepat untuk orang yang tepat untuk pekerjaan yang tepat pada waktu yang tepat
  11. Perlakuan yang adil dan setara terhadap orang-orang di tempat kerja
  12. Keamanan posisi kerja yang jelas
  13. Saling berkontribusinya anggota untuk perencanaan dan pelaksanaan yang dilakukan oleh teknisi
  14. Pengygunaan moral yang tepat dan optimal

Struktur Organisasi

Struktur Organisasi memiliki beberapa jenis sebagai berikut,

  1. Organik atau sederhana
  2. Fungsional (terpusat)
  3. Multidivisional dengan replikasi untuk setiap divisi dengan sedikit sentralisasi
  4. Matriks (kuat)
  5. Matriks (lemah)
  6. Matriks (seimbang)
  7. Berorientasi proyek (komposit, hibrid)
  8. Virtual
  9. Hibrid
  10. PMO (portofolio, program, atau kantor atau organisasi manajemen proyek)

Faktor dalam Struktur Organisasi

Pemilihan faktor yang perlu dipertimbangkan dalam memilih struktur organisasi termasuk tetapi tidak terbatas pada

  1. Tingkat keselarasan dengan tujuan organisasi
  2. Kemampuan spesialisasi
  3. Efisiensi dan efektivitas pengendalian rentang
  4. Garis dan ruang lingkup kewenangan yang jelas
  5. Kemampuan pendelegasian
  6. Lokasi fisik
Related:   Apa yang Bisa Kita Pelajari dari Gempa Lombok 2018?

Manajemen Proyek Kantor (PMO)

Manajemen proyek kantor adalah

  • Struktur manajemen menstandarisasi tata kelola terkait lingkungan proyek
  • Memfasilitasi berbagi sumber daya, metodologi, alat, dan teknik
  • Peran utama PMO adalah untuk mendukung manajer proyek
  • Tiga jenis PMO: Mendukung, mengendalikan, dan Arahan

Apa yang Dapat Dilakukan Manajemen Proyek Kantor?

Manajemen proyek kantor dapat

  • Membuat rekomendasi
  • Memimpin transfer pengetahuan
  • Menghentikan proyek
  • Mengambil tindakan sesuai kebutuhan

Bagaimana Cara Manajemen Proyek Kantor Mendukung Manajer Proyek?

Manajemen proyek kantor mendukung manajer proyek dengan

  • Mengelola sumber daya bersama
  • Mengidentifikasi dan mengembangkan mitologi manajemen proyek, praktik terbaik, standar
  • Pembinaan, pendampingan, pelatihan
  • Koordinasi komunikasi di seluruh proyek
Share on:
About Reza Prama Arviandi

A graduate student from the Department of Civil Engineering ITB who has a passion in the field of civil infrastructure, big data analysis, and community empowerment.

Leave a Comment