Perencanaan Manajemen Pengadaan

Perencanaan Manajemen Pengadaan Barang Jasa – Ramadan #26 – Ini series pertama mengenai bagaimana awal proses perencanaan manajemen pengadaan barang jasa sampai inputan apa saja yang diperlukan untuk merencanakan pengadaan.

Series ini bagian dari series Ramadan yang sedan giat saya tulis. Semoga banyak baiknya diterima. Silahkan sitasi apabila membutuhkan. Saya sertakan sumbernya di akhir series tulisan.

Perencanaan Manajemen Pengadaan

Bedasarkan PMBOK edisi keenam, perencanaan manajemen pengadaan adalah proses dalam menentukan keputusan pengadaan proyek, menentukan pendekatan dan mengidentifikasi potensi penjual.

Proses perencanaan manajemen pengadaan merupakan proses yang dimana pembeli menentukan apakah untuk memperoleh barang dan jasa dilakukan dengan pengadaan dari luar proyek atau bisa dilakukan pengadaan sendiri.

Proses tersebut kemudian dilakukan analisa mengenai beberapa hal seperti bagaimana dan kapan untuk mendapatkannya. Hal ini bertujuan untuk mengakomodir project goals yang mengandung target kontrak yang perlu dipenuhi.

Komponen rencana manajemen proyek tidak terbatas pada rencana manajemen lingkup, manajemen mutu, dan manajemen sumber daya. Perencanaan manajemen pengadaan terdiri atas input, tools dan output.

Masukkan/input dalam proses perencanaan manajemen pengadaan adalah project charter, rencana manajemen proyek yang terdiri atas manajemen lingkup, mutu, dan sumberdaya, dokumen proyek yang terdiri atas kebutuhan sumber daya, register risiko, dan register pemangku kepentingan.

Tools dalam proses pengolahan input yaitu penilaian pakar, proses penelitian pasar, proses analisa dari data mengenai analisa buat atau beli, dan analisis pemilihan sumber.

Keluaran yang direncanakan adalah dokumen rencana manajemen pengadaan, strategi pengadaan, dokumen penawaran, pernyataan pekerjaan pengadaan, kriteria pemilihan sumber, keputusan buat atau beli, estimasi biaya, permintaan perubahan, pembaharuan dokumen proyek dan asset proses organisasi.

Related:   Tahapan Pengadaan Barang Jasa Owner BUMN

Menurut Van Weele, Rozemeijer (1996) mendefinisikan pengadaan merupakan semua aktivitas yang dibutuhkan dalam proses pemesanan suatu produk dari supplier sampai dengan pengiriman dimana produk tersebut dibutuhkan.

Hal tersebut melingkupi fungsi pembayaran, transportasi, inspeksi dan control terhadap kualitas dan penjaminannya. Pada sektor perkeretaapian, strategi manajemen pengadaan harus mengandung efisiensi dan inovasi.

Meskipun inovasi dari kebutuhan cukup jarang dipertimbangkan dalam proses strategi pengadaan, tetapi merupakan hal yang penting untuk dipertimbangkan agar terciptanya efisiensi yang lebih optimal (Erik Per, et all, 2017).

Pada proyek perkeretaapian dan di proyek lainnya terdapat 2 sistem delivery utama yaitu Design-bid-build (DBB) dan Design-Build (DB). Untuk kontrak DBB lingkup pekerjaan yang bertanggung jawab terhadap desain adalah owner (buyer), sedangkan kontraktor hanya bertanggung jawab pada lingkup pekerjaan terkait dengan konstruksi dan detail pekerjaan.

Dalam kontrak Design-Build, pihak kontraktor (seller) mulai turut andil pada pekerjaan Detailed Design (DED) sampai dengan pekerjaan produksi selesai serah terima. Pada lingkup pekerjaan Detailed Design inilah kontraktor sebagai seller dapat melakukan inovasi untuk mendapatkan efisiensi.

Input Masukan Perencanaan Manajemen Pengadaan

Sebelum dilakukan pembuatan perencanaan manajemen pengadaan, diperlukan beberapa dokumen dan hal penting yang menjadi acuan dan masukkan dalam proses pembuatan perencanaan manajemen pengadaan.

Dokumen dan acuan sebagai masukkan dalam perencanaan manajemen pengadaan ini selanjutnya akan dipengaruhi oleh lingkup yang ingin dicapai dimulai dari spesifikasi kualitas, target waktu penyelesaian sampai dengan selesai, target biaya untuk penyelesaian dan lainnya.

Dokumen tersebut terdiri atas dokumen bisnis ( yang melingkupi rencana manfaat proyek tersebut yang akan mendorong waktu pengadaan dan proses kontrak, project charter dimana berisi tujuan, deskripsi proyek, pencapaian dan sumber daya yang telah disetujui).

Related:   Kondisi Infrastruktur Indonesia dan Peran KM ITB

Berbagai jenis perjanjian kontrak yang digunakan oleh organisasi juga mempengaruhi keputusan untuk proses perencanaan manajemen pengadaan dengan tidak terbatas pada daftar penjual pra-persetujuan, kebijakan pengadaan formal, prosedur dan pedoman, dan jenis kontrak.

Jika dikaitkan dengan pengadaan pada proyek perkeretaapian, dilihat dari studi kasus yang ada pada proyek perkeretaapian di Swedia, salah satu concern dari analisa pengadaan adalah rail production, dimana disesuaikan dengan regulasi dan efisiensi pekerjaan.

Regulasi yang dimaksud adalah proses integrasi terhadap pembangunan yang sudah ada menjadi satu track dimana jika terdapat integrasi tersebut proses pengadaan track harus menyesuaikan infrastruktur perkeretaapian lainnya yang terhubung meskipun kontrak pengadaan dalam lingkup design and build.

Selain pada proyek perkeretaapian di Swedia, di negara lain seperti Jerman, Belanda, Norwegia, Swedia dan Inggris seluruh nya masuk kedalam pengadaan Design Bid Build (DBB) dimana pekerjaan desain merupakan tanggung jawab dari kontraktor.

Hal ini dikarenakan proyek perkeretaapian di beberapa negara yang telah disebutkan sudah memiliki infrastruktur perkeretaapian yang cukup besar, jadi dalam mendukung integrasi proses pengadaan spesifikasi sudah diatur dari regulasi pemerintahan setempat.

Dalam pengadaan pembangunan perkeretaapian, masukkan yang menjadi penting untuk proses pemilihan salah satunya adalah dokumen pengalaman kontraktor dalam pembangunan perkeretaapian.

Terdapat peraturan dari masing-masing pemerintahan yang menjadi masukkan dalam proses pemilihan kontraktor (seller) di proyek perkeretaapian yaitu pemilihan dengan kapabilitas kontraktor yang tinggi lalu setelah seleksi kapabilitas dilanjutkan dengan penyeleksian kontraktor yang dapat memenuhi kebutuhan waktu dan sumber daya dengan kualitas yang tinggi.

Share on:
About Reza Prama Arviandi

A graduate student from the Department of Civil Engineering ITB who has a passion in the field of civil infrastructure, big data analysis, and community empowerment.

2 thoughts on “Perencanaan Manajemen Pengadaan”

  1. Wah, masih aktif ngeblog juga ya. Hehehe….

    Makasih mas udah mampir ke blog saya. Saya masih sering ke Ponorogo karena orang tua dan saudara masih banyak di sana.

    Biasanya kalo lebaran pasti pulang kampung. Cuman, selama masa pandemi ini pulang kampungnya bukan pas lebaran karena ada larangan mudik lebaran. Biasanya di hari lain atau di hari libur

    Reply

Leave a Comment