Proses Pengadaan Barang Jasa

Proses Pengadaan Barang Jasa – Ramadan #27 – Ini series kedua mengenai bagaimana proses pengadaan dari identifikasi, inputan, sampai dengan output yang dilakukan.

Series ini bagian dari series Ramadan yang sedan giat saya tulis. Semoga banyak baiknya diterima. Silahkan sitasi apabila membutuhkan. Saya sertakan sumbernya di akhir series tulisan.

Proses Pengadaan Barang Jasa

Dalam perencanaan manajemen pengadaan setelah mendapatkan input/masukkan seperti lingkup proyek, risk register, requirement standar, mutu standar dan beberapa lingkup yang harus dipisahkan.

Selanjutnya data masukkan/input tersebut diproses dengan beberapa tools seperti penilaian pakar, pengumpulan data, analisasi data (make or buy), dan analisis pemilihan sumber. Penjelasan dari masing-masing tools tersebut sebagai berikut:

Penilaian Pakar

Pada tools ini, dalam proses penyusunan perencanaan manajemen pengadaan harus dipertimbangkan dari individu atau kelompok dengan pengetahuan khusus atau pelatihan dalam topik seperti proses pengadaan dan pembelian, jenis kontrak dan dokumen kontrak dan peraturan dan topik kepatuhan.

Pengumpulan Data

Teknik pengumpulan data dapat dilakukan dengan riset pasar meliputi pemeriksaan industri dan kemampuan penjual tertentu. Tim pengadaan dapat memanfaatkan informasi yang diperoleh dari konferensi, dan berbagai sumber untuk mengidentifikasi kemampuan pasar.

Analisis Data

Pada proses pengumpulan data dapat digunakan melalui analisis membuat atau membeli. Sebuah analisis membuat atau membeli digunakan untuk menentukan apakah pekerjaan atau hasil terbaik dapat diselesaikan oleh tim proyek atau harus dibeli dari sumber luar.

Faktor yang perlu dipertimbangkan dalam keputusan membuat atau membeli termasuk alokasi sumber daya organisasi saat ini dan keterampilan dan kemampuan organisasi, kebutuhan keahlian khusus, keinginan untuk tidak memperluas kewajiban pekerjaan permanen dan kebutuhan akan keahlian bebas.

Hal ini termasuk juga mengevaluasi risiko yang terlibat dengan setiap keputusan baik itu membuat maupun membeli.

Analisis tersebut dapat menggunakan periode pengembalian investasi, tingkat pengembalian internal, arus kas diskonto, nilai bersih saat ini, analisis manfaat/biaya, atau teknik lain untuk memutuskan apakah akan memasukkan sesuatu sebagai bagian dari proyek atau membelinya dari luar.

Analisis Pemilihan

Sumber Proses analisis ini diperlukan dalam meninjau prioritas dari tuntutan yang bersaing untuk proyek sebelum memutuskan pada metode pemilihan. Karena metode pemilihan yang kompetitif mungkin memerlukan penjual untuk menginvestasikan sejumlah besar waktu dan sumber daya di muka.

Merupakan praktik yang baik untuk menyertakan metode evaluasi dalam dokumen pengadaan sehingga penawar tahu bagaimana mereka akan dievaluasi.

Metode pemilihan yang paling umum digunakan adalah biaya yang paling sedikit, nilai pengadaan yang relatif kecil, nilai penawaran berbasis mutu/teknis tertinggi, berbasis mutu dan biaya, dan anggaran tetap.

Sama seperti proyek umumnya, untuk proyek konstruksi perkeretaapian dilakukan dalam dua tahap, yaitu pemilihan terhadap kontraktor yang kapabilitasnya tinggi untuk kemudian diundang untuk proses tender.

Screening awal ini sangat diperlukan pada prose pre qualification stage dimana proyek perkeretaapian memiliki tingkat spesialisasi yang berbeda dari infrastruktur lainnya.

Kontraktor (seller) yang berpengalaman terhadap proyek yang sesuai merupakan hal yang menjadi prioritas utama dalam pengadaan pelaksanaan konstruksi perkeretaapian.

Setelah pre-qualification stage ini selesai, kemudian dilakukan pemilihan yang umum seperti proyek infrastruktur lainnya dimana nilai utama dilihat dari harga terendah dengan mutu terbaik.

Output Keluaran Proses Pengadaan

Dari hasil proses yang telah dilakukan untuk melakukan analisa, selanjutnya output yang diharapkan adalah prosedur dan rencana manajemen pengadaan, strategi pengadaan, dokumen penawaran, pernyataan pekerjaan pengadaan, kriteria pemilihan sumber, keputusan buat atau beli, estimasi biaya independen, permintaan perubahan, pembaruan dokumen proyek dan pembaruan asset proses organisasi.

Masing-masing output ini akan menjadi acuan dalam proses pelaksanaan proses pengadaan berikutnya. Tiap output memiliki spesifikasi dan dasar untuk acuan untuk proses pelaksanaan proses pengadaan yaitu:

Rencana Manajemen Pengadaan

Output dari rencana manajemen pengadaan berisi kegiatan yang akan dilakukan selama proses pengadaan. Ini harus mendokumentasikan apakah penawaran kompetitif secara internasional, nasional, lokal dan lain-lain.

Jika proyek didanai dari luar, sumber dan ketersediaan pendanaan harus diselaraskan dengan rencana manajemen pengadaan dan jadwal proyek. Rencana manajemen pengadaan dapat mencakup pedoman terkait dengan bagaimana proses pengadaan akan dikoordinasikan dengan aspek proyek lainnya, seperti

1. Pengembangan jadwal proyek dan proses pengendalian.
2. Jadwal kegiatan proses pengadaan.
3. Ukuran pengadaan yang akan digunakan untuk mengelola kontrak, peran pemangku kepentingan dan tanggung jawab yang berkaitan dengan proses pengadaan, termasuk wewenang dan kendala dari tim proyek ketika organisasi yang melaksanaan memiliki departemen pengadaan.
4. Kendala dan asumsi yang dapat mempengaruhi proses pengadaan yang telah direncanakan.
5. Yuridiksi hukum dan mata uang pembayaran yang akan dilakukan.
6. Penentuan apakah estimasi independent akan digunakan dan apakah mereka diperlukan sebagai kriteria evaluasi, isu-isu manajemen risiko termasuk mengidentifikasi persyaratan untuk obligasi kinerja atau kontrak asuransi untuk mengurangi beberapa bentuk risiko proyek dan penjual yang memenuhi syarat yang akan digunakan.

Strategi Proses Pengadaan

Setelah analisis membuat atau membeli selesai dan keputusan diambil dari luar proyek, strategi proses pengadaan harus diidentifikasi. Tujuan dari strategi pengadaan adalah untuk menentukan metode penyelesaian proyek, jenis perjanjian yang mengikat secara hukum dan bagaimana proses pengadaan akan maju melalui tahapan proses pengadaan.

Strategi proses pengadaan ini terdiri atas beberapa aspek yaitu

1. Metode penyelesaian yang dimana untuk jasa proyek konstruksi meliputi beberapa aspek seperti desain bangun (design and Build/DB), serah kunci (turnkey), desain tawar bagun (Design bid build/DBB), desain bangun operasi (design build operate/DBO), bangun miliki operasi transfer (build own operate transfer/BOOT) dan lain-lain.
2. Jenis kontrak pembayaran dan tahapan proses pengadaan.
3. Tahapan proses pengadaan mencakup informasi tentang tahapan proses pengadaan dengan informasi meliputi urutan atau tahapan proses pengadaan, deskripsi setiap tahapannya dan tujuan khusus setiap tahapan, indikator kinerja proses pengadaan dan tonggak pencapaian yang akan digunakan dalam pemantauan, kriteria untuk bergerak dari tahapan ke tahapan, rencana pemantauan dan evaluasi untuk melacak kemajuan dan proses transfer pengetahuan untuk digunakan dalam tahapan-tahapan berikutnya.

Dalam proyek perkeretaapian, pemilihan kontraktor dan evaluasi disesuaikan dengan kebutuhan proses pengadaan tersebut sendiri. Ada yang secara tradisional yaitu;

• Dengan open invitation dengan membuka tender secara terbuka dan dilakukan evaluasi pemilihan langsung terhadap harga terendah dan spesifikasi mutu tertinggi.
• Dilakukan pemilihan dahulu bedasarkan kapabilitasnya kemudian dilakukan evaluasi bedasarkan harga terendah melalui pre qualification terlebih dahulu.
• Menggunakan strategi cooperation: Direct negotiation, high focus on soft criteria dimana strategi proyek ini dikedepankan mutu dan kualitas yang terjamin dan proses pengadaan dilakukan dengan penugasan langsung kepada kontraktor (seller) yang dirasa expert dalam menangani proyek perkeretaapian.

Strategi pemilihan yang dilakukan pada umumnya untuk perkeretaapian adalah hanya dengaan metode pre-qualification dan direct negotiation dikarenakan spesialisasi yang cukup jarang di miliki oleh kontraktor (seller) lain dan keahlian yang tidak dapat dilakukan penunjukan secara acak dan sembarang.

Dokumen Penawaran

Dokumen penawaran digunakan untuk mengumpulkan proposal dari calon penjual. Istilah seperti penawaran, tender atau kutipan penawaran (quotation) yang digunakan Ketika keputusan pemilihan penjual didasarkan pada harga (seperti Ketika membeli barang komersial atau standar), sementara istilah lainnya seperti pertimbangan lain untuk kemampuan teknis dan pendekatan teknis.

Dokumen penawaran dapat mencakup permintaan informasi, permintaan penawaran, permintaaan proposal atau dokumen pengadaan lainnya yang sesuai.

Dokumen penawaran ini disajikan di bawah ini:

Permintaan informasi (request for Information/RFI).

RFI digunakan Ketika informasi lebih lanjut tentang barang dan jasa yang akan diperoleh diperlukan dari penjual. Ini biasanya akan diikuti oleh RFQ atau RFP.

Permintaan untuk penawaran (request for quotation/RFQ)

Sebuah RFQ umumnya digunakan Ketika diperlukan informasi lebih lanjut tentang bagaimana vendor akan memenuhi persyaratan dan atau beberapa biayanya.

Permintaan untuk proposal (request for proposal/RFP).

RFP digunakan ketika ada masalahdalam proyek dan solusinya tidak mudah untuk ditentukan. lni adalah dokumen “permintaan untuk” yang paling formal dan memiliki aturan pengadaan yang ketat untuk konten, waktu, dan tanggapan penjual.

Dokumen struktur pembeli pengadaan untuk memfasilitasi tanggapan yang akurat dan lengkap dari setiap calon penjual dan untuk memfasilitasi mudahnya evaluasi tanggapan.

Dokumen-dokumen ini termasuk deskripsi dari bentuk tanggapan yang diinginkan, SOW pengadaan yang relevan, dan ketentuan kontrak yang diperlukan. Kerumitan dan tingkat detail dokumen pengadaan harus konsisten dengan’nilai, dan risiko yang terkait dengan, pengadaan yang direncanakan.

Dokumen pengadaan harus cukup rinci untuk memastikan tanggapan yang konsisten dan tepat, tetapi cukup fleksibel untuk memungkinkan pertimbangan saran penjual untuk cara yang lebih baik untuk memenuhi persyaratan yang sama.

Pernyataan Pekerjaan Pengadaan

Pernyataan pekerjaan (SOW) untuk setiap proses pengadaan dikembangkan dari lingkup proyek dan hanya menetapkan bagian dari lingkup proyek yang akan dimasukkan dalam kontrak terkait.

SOW menjelaskan barang pengadaan secara cukup terperinci untuk memungkinkan calon penjual untuk menentukan apakah mereka mampu menyediakan produk, jasa, atau hasil.

Detail yang memadai dapat bervariasi berdasarkan sifat dari barang, kebutuhan pembeli, atau bentuk kontrak yang diharapkan. lnformasi yang disertakan dalanrSOW dapat meliputi spesifikasi, jumlah yang diinginkan, tingkat mutu, data kinerja, periode kinerja, lokasi kerja, dan persyaratan lainnya.

SOW pengadaan harus jelas,lengkap, dan ringkas. lnimencakup deskripsi darisetiap jasa jaminan yang diperlukan, seperti pelaporan kinerja atau dukungan operasional pasca proyek untuk barang yang dibeli.

SOW dapat direvisi seperlunya ketika SOW bergerak melalui proses pengadaan sampai dimasukkan ke dalam perjahjian yang ditandatangani. Ungkapan kerangka acuan (TOR) terkadang digunakan saat membuat kontrak untuk jasa.

Serupa dengan SOW pengadaan, TOR biasanya mencakup elemen-elemen ini:

1. Tugas kontraktor yang diperlukan untuk melakukan sebaik persyaratan koordinasi yang ditentukan.
2. Standar yang akan dipenuhi oleh kontraktor yang berlaku untuk proyek.
3. Data yang perlu diajukan untuk disetujui.
4. Daftar terperinci semua data dan jasa yang akan diberikan kepada kontraktor oleh pembeli.
5. Untuk digunakan dalam melakukan kontrak, jika berlaku.
6. Definisi jadwal untuk pengajuan awal dan waktu peninjauan/persetujuan yang diperlukan.

Kriteria Pemilihan Sumber

Dalam pemilihan kriteria evaluasi, pembeli berusaha untuk memastikan bahwa proposal yang dipilih sesuai dengan spesifikasi yang dibutuhkan.

Keputusan Buat atau Beli

Analisis buat atau beli menghasilkan keputusan apakah pekerjaan tertentu dapat diselesaikan dengan baik oleh tim proyek atau perlu dibeli dari sumber luar.

Estimasi Biaya Independen

Pada pengadaan besar, organisasi pengaadaan dapat memilih untuk menyiapkan perkiraan mandirinya atau memiliki perkiraan biaya yang disiapkan oleh tenaga estimasi professional dari luar untuk menjadi patokan pada tanggapan yang diusulkan.

Perbedaan signifikan dalam perkiraan biaya dapat menjadi indikasi bahwa SOW pengadaan kekurangan atau ambigu, atau bahwa calon penjual salah mengerti untuk menanggapi SOW pengadaan sepenuhnya.

Permintaan Perubahan

Keputusan yang melibatkan proses pengadaan barang jasa atau sumber daya mungkin memerlukan permintaan perubahan baik itu tambahan maupun pengurangan.

Pembaruan Dokumen Proyek

Dokumen proyek yang dapat diperbarui dari hasil proses ini seperti register proses pembelajaran, daftar kapan penjual diharapkan untuk memberikan hasil mereka, dokumentasi persyaratan baik itu teknis dan implikasi kontraktual dan hukumnya, matriks penelusuran persyaratan, register risiko, dan register pemangku kepentingan.

Pembaruan Aset Proses Organisasi

Pada output ini salah satunya meliputi informasi tentang penjual yang memenuhi syarat. Untuk pengadaan yang relatif sederhana, beberapa dari keluaran dapat dikombinasikan tetapi untuk proyek dengan pengadaan besar dan kompleks dimana banyak pekerjaan dilakukan oleh kontraktor harus ada beberapa jennies dolumentasi yang berbeda.

Isi dari pembaruan dokumen ini seperti bagaimana pekerjaan pengadaan akan dikoordinasikan dan diintegrasikan dengan pekerjaan proyek lainnya, khususnya dengan

• Sumber daya, jadwal dan anggaran, jadwal untuk kegiatan utama pengadaan.
• Ukuran pengadaan untuk mengelola kontrak.
• Tanggung jawab semua pemangku kepentingam, asumsi dan batasan pengadaan.
• Yuridiksi legal dan mata uang yang digunakan untuk pembayaran.
• Informasi dari estimasi independent.
• Masalah manajemen risiko dan prakualifikasi penjual.

Selain itu juga terdapat proses strategi pengadaannya seperti cara pelaksana pengadaan, jenis perjanjian dan tahapan pengadaan.

Pengetahuan dan sistem perkembangan tiap masing-masing perusahaan sangat berbeda-beda. Lebih spesifik objektif dalam proses pembaruan aset organisasi adalah mengandung unsur bagaimana proses pengadaan dan fungsi bisnis dalam proses organisasi, bagaimana langkah dalam proses pengadaan mengacu kepada strategi pengadaannya

Daftar Pustaka

1. Van Weele, Frank A. Rozemeijer. (1996). Revolution in purchasing & Supply Management, Volume 2, Issue 4, Pages 153-160.
2. Project Managemen Institute. (2018). Project Management Body of Knowledge, PMBOK GUIDE, Volume 12, Pages 467-506.
3. Erik Per, Lingegard Sofia, et all. (2017). Procurement of Railway Infrastructure Project – A European Benchmarking Study. Swedish.