Sistem Organisasi dalam Manajemen Proyek di PMBOK

Sistem Organisasi dalam Manajemen Proyek di PMBOK – Sebuah proyek memiliki sebuah sistem dalam menjalankan organisasinya. Sistem adalah sekumpulan komponen yang berhubungan satu sama lain dan bekerja bersama untuk membentuk suatu konteks.

Bagaimana Sistem Organisasi dalam Manajemen Proyek?

Proyek beroperasi dalam batasan yang dikenakan oleh organisasi melalui struktur dan kerangka kerja tata kelola mereka. Untuk beroperasi secara efektif dan efisien, manajer proyek perlu memahami di mana tanggung jawab, akuntabilitas, dan otoritas berada di dalam organisasi.

Pemahaman ini akan membantu manajer proyek menggunakan secara efektif kekuasaan, pengaruh, kompetensi, kepemimpinan, dan kemampuan politik untuk berhasil menyelesaikan proyek.

Interaksi berbagai faktor dalam organisasi individu menciptakan sistem unik yang memengaruhi proyek beroperasi di sistem itu. Sistem organisasi yang dihasilkan menentukan kekuatan, pengaruh, minat, kompetensi, dan kemampuan politik orang-orang yang mampu bertindak dalam sistem.

Faktor Sistem Organisasi

Faktor sistem organisasi termasuk tetapi tidak terbatas pada:

  1. Elemen manajemen.
  2. Kerangka kerja tata kelola.
  3. Tipe struktur organisasi.

Informasi lengkap dan penjelasan tentang faktor sistem organisasi dan bagaimana kombinasi dari faktor-faktor ini berdampak pada proyek yang berada di luar ruang lingkup panduan ini.

Ada disiplin dengan literatur terkait, metodologi, dan praktik yang membahas faktor-faktor ini secara lebih mendalam daripada yang mungkin ada dalam panduan ini. Bagian ini memberikan gambaran tentang faktor-faktor ini dan keterkaitannya. Gambaran ini dimulai dengan membahas sistem organisasi secara umum.

Suatu sistem organisasi adalah kumpulan berbagai komponen yang bersatu dapat menghasilkan hasil yang tidak dapat diperoleh oleh masing-masing komponen saja. Komponen adalah elemen yang dapat diidentifikasi proyek atau organisasi yang menyediakan fungsi atau kelompok tertentu dari fungsi terkait. Interaksi dari berbagai komponen sistem organisasi menciptakan budaya dan kapabilitas organisasi.

Prinsip di Sistem Organisasi

Ada beberapa prinsip mengenai sistem organisasi:

  1. Sistem organisasi bersifat dinamis.
  2. Sistem organisasi dapat dioptimalkan.
  3. Komponen sistem organisasi dapat dioptimalkan.
  4. Sistem organisasi dan komponen mereka tidak dapat dioptimalkan pada saat yang bersamaan.
  5. Sistem organisasi nonlinier dalam respon (perubahan input tidak menghasilkan prediksi perubahan output.

Berbagai perubahan dapat terjadi di dalam sistem dan antara sistem dan lingkungannya. Ketika perubahan ini terjadi, perilaku adaptif terjadi dalam komponen yang pada gilirannya menambah dinamika sistem organisasi. Sistemnya dinamika didefinisikan oleh interaksi antara komponen berdasarkan pada hubungan dan dependensi itu ada di antara komponen.

Related:   Melihat Infrastruktur Ponorogo dalam 4 Jam

Sistem organisasi biasanya menjadi tanggung jawab manajemen organisasi. Manajemen organisasi memeriksa optimasi trade-off antara komponen dan sistem organisasi untuk mengambil tindakan yang tepat untuk dicapai hasil terbaik untuk organisasi.

Hasil pemeriksaan ini akan berdampak pada proyek yang sedang dipertimbangkan. Oleh karena itu, penting bahwa manajer proyek memperhitungkan hasil ini ketika menentukan bagaimana memenuhi tujuan proyek. Selain itu, manajer proyek harus mempertimbangkan kerangka kerja tata kelola organisasi.

Kerangka Kerja Organisasi

Penelitian PMI terbaru mengungkapkan bahwa tata kelola mengacu pada pengaturan organisasi atau struktural di semua tingkat organisasi yang dirancang untuk menentukan dan mempengaruhi perilaku anggota organisasi.

Penelitian ini menunjukkan bahwa konsep pemerintahan multidimensi dan:

  1. Termasuk pertimbangan orang, peran, struktur, dan kebijakan.
  2. Membutuhkan pemberian arahan dan pengawasan melalui data dan umpan balik.

Kerangka Tata Kelola

Tata kelola adalah kerangka di mana otoritas dilaksanakan dalam organisasi. Kerangka kerja ini termasuk tetapi tidak terbatas pada:

  1. Aturan.
  2. Kebijakan.
  3. Prosedur.
  4. Norma.
  5. Hubungan.
  6. Sistem.
  7. Proses.

Kerangka ini memengaruhi bagaimana:

  1. Tujuan organisasi diatur dan dicapai.
  2. Risiko dipantau dan dinilai.
  3. Kinerja dioptimalkan.

Tata Kelola Proyek, Program, Portofolio

Tata Kelola Portofolio, Program, dan Proyek: Panduan Praktek menjelaskan kerangka kerja tata kelola umum yang menyelaraskan manajemen proyek organisasi (OPM) dan portofolio, program, dan manajemen proyek.

Panduan praktik menjelaskan empat domain tata kelola penyelarasan, risiko, kinerja, dan komunikasi. Setiap domain memiliki fungsi-fungsi berikut: pengawasan, kontrol, integrasi, dan pengambilan keputusan.

Setiap fungsi memiliki mengatur proses dan kegiatan pendukung untuk proyek yang berdiri sendiri, atau proyek yang beroperasi dalam portofolio atau lingkungan program.

Tata kelola proyek mengacu pada kerangka kerja, fungsi, dan proses yang memandu kegiatan manajemen proyek untuk menciptakan produk, layanan, atau hasil yang unik untuk memenuhi sasaran organisasi, strategis, dan operasional.

Tidak ada satu pun kerangka tata kelola yang efektif di semua organisasi. Kerangka kerja tata kelola harus disesuaikan dengan budaya organisasi, jenis proyek, dan kebutuhan organisasi agar menjadi efektif.

Untuk informasi lebih lanjut mengenai tata kelola proyek, termasuk pelaksanaannya, lihat Tata Kelola Portofolio, 19 Program, dan Proyek: Panduan Praktik.

Elemen Manajemen

Unsur-unsur manajemen adalah komponen yang terdiri dari fungsi-fungsi kunci atau prinsip-prinsip manajemen umum dalam organisasi. Unsur-unsur manajemen umum dialokasikan dalam organisasi sesuai dengan tata kelolanya kerangka kerja dan jenis struktur organisasi yang dipilih.

Fungsi utama atau prinsip manajemen termasuk tetapi tidak terbatas pada:

  1. Pembagian kerja menggunakan keahlian khusus dan ketersediaan untuk melakukan pekerjaan.
  2. Otoritas yang diberikan untuk melakukan pekerjaan.
  3. Tanggung jawab untuk melakukan pekerjaan yang diberikan secara tepat berdasarkan atribut seperti keterampilan dan pengalaman.
  4. Disiplin tindakan (misalnya, rasa hormat terhadap otoritas, orang, dan aturan).
  5. Kesatuan perintah (misalnya, hanya satu orang yang memberi perintah untuk tindakan atau aktivitas apa pun kepada individu).
  6. Kesatuan arah (misalnya, satu rencana dan satu kepala untuk sekelompok kegiatan dengan tujuan yang sama).
  7. Tujuan umum organisasi lebih diutamakan daripada tujuan individu.
  8. Dibayar dengan adil untuk pekerjaan yang dilakukan Penggunaan sumber daya yang optimal.
  9. Saluran komunikasi yang jelas.
  10. Bahan yang tepat untuk orang yang tepat untuk pekerjaan yang tepat pada saat yang tepat.
  11. Perlakuan yang adil dan setara terhadap orang-orang di tempat kerja.
  12. Keamanan yang jelas dari posisi kerja.
  13. Keselamatan orang-orang di tempat kerja.
  14. Buka kontribusi untuk perencanaan dan pelaksanaan oleh masing-masing orang.
  15. Semangat optimal.
Related:   Rekontruksi: Longsor

Kinerja elemen manajemen ini ditugaskan untuk individu yang dipilih dalam organisasi. Individu-individu ini dapat melakukan fungsi yang tercatat dalam berbagai struktur organisasi.

Misalnya, dalam struktur hierarkis, ada level horisontal dan vertikal dalam organisasi. Tingkat hierarkis ini berkisar dari tingkat manajemen lini hingga tingkat manajemen eksekutif.

Tanggung jawab, akuntabilitas, dan otoritas yang diberikan kepada tingkat hierarkis menunjukkan bagaimana individu dapat melakukan fungsi yang tercatat dalam struktur organisasi tersebut.

Jenis Struktur Organisasi

Penentuan jenis struktur organisasi yang tepat adalah hasil dari studi trade off antara dua variabel kunci.

Variabel adalah jenis struktur organisasi yang tersedia untuk digunakan dan bagaimana mengoptimalkannya untuk organisasi tertentu.

Tidak ada struktur organisasi satu bentuk untuk semua organisasi tertentu. Struktur akhir untuk organisasi tertentu bersifat unik karena banyaknya variabel yang harus dipertimbangkan.

Struktur organisasi mengambil banyak bentuk atau jenis. Tabel di bawah membandingkan beberapa jenis struktur organisasi dan pengaruhnya pada proyek

Tipe Struktur OrganisasiKelompok Kerja DiaturOtoritas Manajer ProyekWewenang Manajer ProyekKetersiadaan Sumber DayaSiapa yang Mengelola Anggaran Proyek?Staf Administrasi Manajemen Proyek
Organik atau SederhanaFleksible, orang bekerja bersebelahanKecil atau tidak adaSebagian waktu, mungkin atau tidak mungkin mendesain wewenang kerja seperti koordinatorKecil atau tidak adaOwner atau operatorKecil atau tidak ada
Fungsional (Terpusatkan)Pekerjaan yang Selesai (Contoh engineering, manafuktur)Kecil atau tidak adaSebagian waktu, mungkin atau tidak mungkin mendesain wewenang kerja seperti koordinatorKecil atau tidak adaManajer fungsionalPart-time
Multi-divisi (mungkin replikasi fungsi untuk setiap divisi dengan sedikit pemusatan)Salah satu dari: produk, produksi, proses, program, portofolio, daerah geografis, tipe pelanggan.Kecil atau tidak adaSebagian waktu, mungkin atau tidak mungkin mendesain wewenang kerja seperti koordinatorKecil atau tidak adaManajer fungsionalSebagian waktu
Matrix-strongFungsi kerja, dengan manajer proyek sebagai sebuah fungsiSedang sampai tinggiPenuh waktu didesain sesuai dengan wewenang kerjaSedang sampai tinggiManajer proyekPenuh waktu
Matrix-weakFungsi kerjaRendahSebagian waktu, selesai sebagai bagian dari kerja lainnya dan tidak didesain sebagai wewenang kerja seperti koordinatorRendahManajer fungsionalSebagian waktu
Matrix-balancedFungsi kerjaRendah sampai sedangSebagian waktu, tertanam di bagian sebagai sebuah kemampuan dan tidak didesain sebagai wewenang kerja seperti koordinatorRendah sampai sedangGabunganSebagian waktu
Project-balanced (composite, hybrid)ProyekTinggi sampai hampir totalPenuh waktu didesain sesuai dengan wewenang kerjaTinggi sampai hampir totalManajer proyekPenuh waktu
VirtualStruktur jaringan dengan titik di poin kontak dengan orang lainRendah sampai sedangPenuh waktu atau sebagian waktuRendah sampai sedangGabunganBisa penuh waktu atau sebagian waktu
HybridGabungan dari tipe lainGabunganGabunganGabunganGabunganGabungan
PMOGabungan dari tipe lainTinggi sampai hampir totalPenuh waktu didesain sesuai dengan wewenang kerjaTinggi sampai hampir totalManajer proyekPenuh waktu
Pengaruh Tipe Struktur Organisasi sesuai dengan Karakteristik Proyek

Faktor Dalam Pemilihan Struktur Organisasi

Setiap organisasi mempertimbangkan banyak faktor dalam struktur organisasinya. Setiap faktor dapat mempunyai kepentingan yang berbeda dalam analisis akhir. Kombinasi faktor, nilainya, dan kepentingan relatif menyediakan pengambil keputusan organisasi dengan informasi yang tepat untuk dimasukkan dalam analisis. Faktor-faktor yang dipertimbangkan memilih struktur organisasi termasuk tetapi tidak terbatas pada:

  1. Tingkat keselarasan dengan tujuan organisasi.
  2. Kemampuan spesialisasi.
  3. Rentang kendali, efisiensi, dan efektivitas.
  4. Jalan yang jelas untuk eskalasi keputusan.
  5. Garis dan ruang lingkup wewenang yang jelas.
  6. Kemampuan delegasi.
  7. Tugas pertanggungjawaban.
  8. Penugasan tanggung jawab.
  9. Adaptasi desain.
  10. Kesederhanaan desain.
  11. Efisiensi kinerja.
  12. Pertimbangan biaya.
  13. Lokasi fisik (misalnya, di-colocated, regional, dan virtual).
  14. Komunikasi yang jelas (misalnya kebijakan, status kerja, dan visi organisasi).
Related:   Manajemen Risiko Kebencanaan: Paradigma Baru Perencanaan =

Project Management Office

Kantor manajemen proyek (PMO) adalah struktur organisasi yang menstandardisasi proses tata kelola terkait proyek dan memfasilitasi pembagian sumber daya, metodologi, alat, dan teknik. Tanggung jawab dari suatu PMO dapat berkisar dari menyediakan fungsi-fungsi pendukung manajemen proyek ke manajemen langsung dari satu atau lebih proyek.

Ada beberapa jenis PMO dalam organisasi. Setiap jenis bervariasi dalam tingkat kontrol dan pengaruhnya terhadap proyek di dalam organisasi, seperti:

Mendukung

Dukungan PMO menyediakan peran konsultatif untuk proyek dengan menyediakan templat, praktik terbaik, pelatihan, akses ke informasi, dan pelajaran yang didapat dari proyek lain. Jenis PMO ini berfungsi sebagai repositori proyek. Tingkat kontrol yang disediakan oleh PMO rendah.

Mengontrol

Mengontrol PMO memberikan dukungan dan membutuhkan kepatuhan melalui berbagai cara. Tingkat kontrol yang diberikan oleh PMO adalah moderat. Kepatuhan mungkin melibatkan:

  1. Adopsi kerangka kerja atau metodologi manajemen proyek.
  2. Penggunaan templat, formulir, dan alat khusus.
  3. Kesesuaian dengan kerangka kerja tata kelola.

Direktif

PMO Direktif mengendalikan proyek dengan langsung mengelola proyek. Manajer proyek ditugaskan oleh dan melapor ke PMO. Tingkat kontrol yang diberikan oleh PMO tinggi.

Kantor manajemen proyek mungkin memiliki tanggung jawab di seluruh organisasi. Ini dapat memainkan peran dalam mendukung penyelarasan strategis dan memberikan nilai organisasi.

PMO mengintegrasikan data dan informasi dari proyek strategis organisasi dan mengevaluasi bagaimana tujuan strategis tingkat tinggi terpenuhi. PMO adalah penghubung alami antara portofolio organisasi, program, proyek, dan sistem pengukuran organisasi (misalnya, balanced scorecard).

Proyek yang didukung atau dikelola oleh PMO mungkin tidak terkait selain dikelola bersama. Bentuk spesifik, fungsi, dan struktur PMO tergantung pada kebutuhan organisasi yang didukungnya.

Seorang PMO mungkin memiliki wewenang untuk bertindak sebagai pemangku kepentingan yang integral dan pembuat keputusan utama sepanjang hidup setiap proyek untuk tetap sejalan dengan tujuan bisnis. PMO dapat:

  1. Membuat rekomendasi.
  2. Memimpin transfer pengetahuan.
  3. Hentikan proyek.
  4. Ambil tindakan lain, sesuai kebutuhan.

Fungsi utama dari PMO adalah untuk mendukung manajer proyek dalam berbagai cara, yang mungkin termasuk tetapi tidak terbatas pada:

  1. Mengelola sumber daya bersama di semua proyek yang dikelola oleh PMO.
  2. Mengidentifikasi dan mengembangkan metodologi manajemen proyek, praktik terbaik, dan standar.
  3. Pelatihan, pendampingan, pelatihan, dan pengawasan.
  4. Memantau kepatuhan dengan standar manajemen proyek, kebijakan, prosedur, dan template dengan menggunakan audit proyek.
  5. Mengembangkan dan mengelola kebijakan proyek, prosedur, template, dan dokumentasi bersama lainnya (aset proses organisasi).
  6. Koordinasi komunikasi antar proyek.
Share on:
About Reza Prama Arviandi

A graduate student from the Department of Civil Engineering ITB who has a passion in the field of civil infrastructure, big data analysis, and community empowerment.

Leave a Comment