Proyek, Program, Portofolio, dan Pengelolaan Operasi, Apa Perbedaannya?

Bagaimana Hubungan Proyek, Program, Portofolio, dan Pengelolaan Operasi? – Pengelolan operasi di dalam proyek, program, dan portofolio mempunyai hubungan yang saling berkaitan satu sama lain di PMBOK. Kita akan bahas lebih ringkas mengenai hubungan ketiganya dan bagaimana pengelolaan operasinya.

Skenario Pengelolaan Proyek

Menggunakan proses manajemen proyek, peralatan, dan teknik menempatkan landasan yang kuat bagi organisasi untuk mencapai tujuan dan sasaran mereka. Sebuah proyek dapat dikelola dalam tiga skenario terpisah:

  1. Sebagai Proyek yang berdiri sendiri (di luar portofolio atau program).
  2. Beberapa proyek mungkin diperlukan untuk mencapai satu set tujuan dan sasaran untuk sebuah organisasi. Dalam situasi tersebut, proyek dapat dikelompokkan bersama menjadi sebuah Program. Program didefinisikan sebagai sekelompok proyek terkait, program tambahan, dan kegiatan-kegiatan program yang dikelola secara terkoordinasi untuk mendapatkan manfaat yang tidak bisa didapatkan apabila dikelola secara individual.
  3. Beberapa organisasi mungkin menggunakan penggunaan portofolio proyek untuk secara efektif mengelola beberapa program dan proyek yang sedang berlangsung pada satu waktu tertentu. Portofolio didefinisikan sebagai proyek, program, portofolio tambahan, dan operasi yang dikelola sebagai satu kelompok untuk mencapai tujuan strategis tertentu.

Perbedaan Program dengan Proyek Besar

Program berbeda dengan proyek besar. Proyek yang sangat besar dapat disebut sebagai mega project. Sebagai pedoman, megaprojects biaya US$ 1 miliar atau lebih, memengaruhi 1 juta atau lebih banyak orang, dan berjalan selama bertahun-tahun.

Perbedaan Manajemen Program dan Manajemen Portofolio

Manajemen program dan manajemen portofolio berbeda dengan manajemen proyek dalam hal siklus hidup, kegiatan, tujuan, fokus, dan manfaat nya. Namun, portofolio, program, proyek, dan operasi sering melibatkan stakeholder dan sumber daya yang sama, sehingga dapat mengakibatkan konflik dalam organisasi.

Related:   Perkembangan Pelaksanaan Pengadaan Berkelanjutan di Indonesia

Untuk itu kebutuhan koordinasi dalam organisasi perlu ditingkatkan dengan melalui penggunaan manajemen portofolio, manajemen program, dan manajemen proyek agar tercapai keseimbangan didalam organisasi.

Hubungan Proyek, Program, Portofolio, dan Pengelolaan Operasi
ProyekProgramPortofolio
DefinisiProyek adalah upaya sementara yang dilakukan untuk menciptakan produk, layanan, atau hasil yang unik.Program adalah sekumpulan proyek terkait, program anak perusahaan, dan kegiatan program yang dikelola secara terkoordinasi untuk mendapatkan manfaat yang tidak tersedia dari pengelolaan secara individu.Portofolio adalah kumpulan proyek, program, portofolio anak perusahaan, dan operasi yang dikelola sebagai grup untuk mencapai tujuan strategis.
Ruang LingkupProyek telah menetapkan tujuan. Cakupan dijabarkan secara progresif di sepanjang siklus hidup proyek.Program memiliki cakupan yang mencakup cakupan komponen programnya. Program menghasilkan manfaat bagi organisasi dengan memastikan bahwa keluaran dan hasil dari komponen program disampaikan secara terkoordinasi dan saling melengkapi.Portofolio memiliki ruang lingkup organisasi yang berubah sesuai dengan tujuan strategis organisasi.
PerubahanManajer proyek mengharapkan perubahan dan menerapkan proses agar perubahan tetap terkelola dan terkontrol.Program dikelola dengan cara yang menerima dan menyesuaikan dengan perubahan yang diperlukan untuk mengoptimalkan pemberian manfaat karena komponen program memberikan hasil dan / atau keluaran.Manajer portofolio terus memantau perubahan di lingkungan internal dan eksternal yang lebih luas.
PerencanaanManajer proyek secara progresif menguraikan informasi tingkat tinggi ke dalam rencana terperinci sepanjang siklus hidup proyek.Program dikelola dengan menggunakan rencana tingkat tinggi yang melacak saling ketergantungan dan kemajuan komponen program. Rencana program juga digunakan untuk memandu perencanaan di tingkat komponen.Manajer portofolio membuat dan memelihara proses dan komunikasi yang diperlukan relatif terhadap portofolio agregat.
ManajemenManajer proyek mengelola tim proyek untuk memenuhi tujuan proyek.Program dikelola oleh manajer program yang memastikan bahwa manfaat program diberikan seperti yang diharapkan, dengan mengoordinasikan aktivitas komponen program.Manajer portofolio dapat mengelola atau mengoordinasikan staf manajemen portofolio, atau staf program dan proyek yang mungkin memiliki tanggung jawab pelaporan ke dalam portofolio agregat.
PemantauanManajer proyek memantau dan mengontrol pekerjaan menghasilkan produk, layanan, atau hasil yang akan dihasilkan oleh proyek.Manajer program memantau kemajuan komponen program untuk memastikan keseluruhan tujuan, jadwal, anggaran, dan manfaat program akan terpenuhi.Manajer portofolio memantau perubahan strategis dan alokasi sumber daya agregat, hasil kinerja, dan risiko portofolio.
Faktor SuksesKeberhasilan diukur dengan kualitas produk dan proyek, ketepatan waktu, kepatuhan anggaran, dan tingkat kepuasan pelanggan.Keberhasilan program diukur dengan kemampuan program untuk memberikan manfaat yang diinginkan bagi organisasi, dan oleh efisiensi dan efektivitas program dalam memberikan manfaat tersebut.Keberhasilan diukur dari segi kinerja investasi agregat dan realisasi manfaat dari portofolio.
Manajemen Organisasi Proyek serta hubungan Proyek, Program, dan Portofolio

Manajemen Program

Manajemen program didefinisikan sebagai aplikasi pengetahuan, keterampilan, dan prinsip untuk mencapai tujuan program dan mendapatkan manfaat dan kontrol yang tidak bisa didapatkan apabila komponen-komponen program dikelola secara individual.

Related:   Rekontruksi: Banjir

Komponen dari sebuah program adalah proyek-proyek dan program-program lain didalamnya. Manajemen program berfokus pada hubungan antar proyek-proyek dan antara proyek dengan program agar dapat menentukan pendekatan pengelolaan yang optimal. Tindakan yang dilakukan meliputi:

  1. Menyelaraskan dengan arah strategi organisasi yang berpengaruh terhadap tujuan;
  2. Mengalokasikan lingkup program kedalam komponen-komponen program;
  3. Mengatur interdependensi yang paing baik antara komponen-komponen program;
  4. Mengelola risiko yang dapat mempengaruhi proyek-proyek didalam program;
  5. Menyelesaikan batasan dan konflik yang mempengaruhi proyek-proyek didalam program;
  6. Menyelesaikan masalah antara komponen (proyek dan program);
  7. Mengelola permintaan perubahan dalam kerangka kerja tata kelola bersama;
  8. Mengatur anggaran pada proyek-proyek dalam program; dan
  9. Memastikan realisasi manfaat dari program dan proyek komponen.

Contoh dari suatu Program adalah sistem satelit komunikasi baru yang didalamnya terdiri dari Proyek untuk desain dan konstruksi satelit dan stasiun bumi, Proyek peluncuran satelit, dan Proyek integrasi sistem.

Manajemen Portofolio

Portofolio didefinisikan sebagai proyek, program, bagian portofolio, dan operasi yang dikelola sebagai kelompok untuk mencapai tujuan strategis.

Manajemen portofolio didefinisikan sebagai manajemen terpusat dari satu atau lebih portofolio untuk mencapai tujuan-tujuan strategis.

Program atau proyek dari portofolio mungkin tidak selalu saling bergantung atau terkait langsung. Tujuan manajemen portofolio adalah untuk:

  1. Memandu keputusan investasi organisasi.
  2. Memilih kombinasi yang optimal dari program2 dan proyek-proyek yang dapat memenuhi tujuan strategis.
  3. Memberikan transparansi pengambilan keputusan.
  4. Memprioritaskan alokasi tim dan sumber daya fisik.
  5. Meningkatkan kemungkinan untuk mewujudkan target laba atas investasi.
  6. Memusatkan manajemen penanganan risiko dari semua komponen.

Manajemen portofolio juga menegaskan bahwa portofolio konsisten dengan dan selaras dengan strategi organisasi.

Memaksimalkan nilai portofolio membutuhkan pemeriksaan yang cermat terhadap komponen-komponen yang membentuk portofolio. Komponen-komponen diprioritaskan sehingga yang berkontribusi paling banyak untuk tujuan strategis organisasi mendapatkan sumber daya keuangan, tim, dan fisik yang diperlukan.

Related:   Perencanaan Pengadaan Barang Jasa Owner BUMN

Misalnya, Perusahaan infrastruktur yang memiliki tujuan strategis untuk memaksimalkan laba atas investasinya dapat saja membuat portofolio yang mencakup gabungan proyek-proyek di bidang minyak dan gas, listrik, air, jalan, kereta api, dan bandara.

Dari kombinasi ini, organisasi dapat memilih untuk mengelola proyek2 terkait sebagai satu portofolio. Semua proyek listrik dapat dikelompokkan bersama sebagai Portofolio Listrik. Demikian pula, semua proyek air dapat dikelompokkan bersama sebagai sebuah Portofolio Air.

Namun, ketika organisasi memiliki proyek merancang dan membangun pembangkit listrik tenaga air dan kemudian mengoperasikannya untuk menghasilkan Listrik, maka proyek-proyek terkait dapat dikelompokkan dalam satu program.

Kemudian, Program Listrik dan Program Air yang berhubungan dapat menjadi komponen integral dari Portofolio perusahaan infrastruktur tersebut.

Manajemen Operasi

Manajemen operasi adalah area yang berada di luar lingkup manajemen proyek formal seperti yang dijelaskan dalam panduan ini.

Manajemen operasi berkaitan dengan produksi barang dan/atau jasa yang sedang berlangsung.

Manjemen Operasi memastikan bahwa operasi bisnis berlanjut secara efisien dengan menggunakan sumber daya optimal yang dibutuhkan untuk memenuhi permintaan pelanggan.

Manajemen Operasi berkaitan dengan pengelolaan proses yang mengubah input (misalnya, bahan, komponen, energi, dan tenaga) menjadi output (misalnya, produk, barang, dan/atau layanan).

Operasi dan Manajemen Proyek

Perubahan dalam bisnis atau operasi organisasi bisa menjadi fokus proyek, terutama ketika deliveri dari proyek mengakibatkan perubahan besar pada operasi bisnis. Operasi yang sedang berlangsung berada di luar lingkup proyek, namun ada titik-titik di mana dua wilayah tersebut saling bersilangan.

Proyek dapat bersinggungan dengan operasi di berbagai titik selama siklus hidup produk, seperti;

  1. Saat mengembangkan produk baru, meningkatkan produk, atau memperluas output;
  2. Saat meningkatkan operasi atau proses pengembangan produk;
  3. Pada akhir siklus hidup produk; dan
  4. Pada setiap penutupan fase.

Pada setiap titik, deliverable dan pengetahuan ditransfer antara proyek dan operasi untuk mengimplementasikan pekerjaan yang dihasilkan. Implementasi ini terjadi melalui transfer sumber daya atau pengetahuan proyek ke operasi atau sebaliknya, melalui transfer sumber daya operasional ke proyek.

Manajemen Proyek dan Strategi dalam Organisasi

Portofolio, program, dan proyek diselaraskan atau didorong oleh strategi organisasi, dan berbeda dalam cara masing-masing berkontribusi terhadap pencapaian sasaran strategis:

  1. Manajemen portofolio menyelaraskan portofolio dengan strategi organisasi dengan cara memilih program atau proyek yang tepat, memprioritaskan pekerjaan, dan menyediakan sumber daya yang dibutuhkan.
  2. Manajemen program menyelaraskan komponen2 programnya dan mengendalikan interdependensi nya untuk mewujudkan manfaat yang diinginkan.
  3. Manajemen proyek memungkinkan pencapaian tujuan dan sasaran organisasi, melalui program atau portofolio.

Dalam portofolio atau program, proyek adalah sarana untuk mencapai tujuan dan sasaran organisasi. Ini sering dicapai dalam konteks rencana strategis yang merupakan faktor utama yang membimbing investasi dalam proyek.

Penyelarasan dengan tujuan bisnis strategis organisasi dapat dicapai melalui manajemen sistematis portofolio, program, dan proyek melalui penerapan OPM. OPM didefinisikan sebagai kerangka kerja di mana portofolio, program, dan manajemen proyek terintegrasi dengan organisasi enabler untuk mencapai tujuan strategis.

Tujuan dari OPM adalah untuk memastikan bahwa organisasi melakukan proyek yang tepat dan mengalokasikan sumber daya penting secara tepat. OPM juga membantu memastikan bahwa semua tingkatan dalam organisasi memahami visi strategis, inisiatif yang mendukung visi, tujuan, dan hasil yang akan dicapai.

Gambar di bawah menunjukkan lingkungan organisasi di mana strategi, portofolio, program, proyek, dan operasi berinteraksi.

Lingkungan Organisasi dimana Strategi, Portofolio, Program, Proyek, dan Operasi Berinteraksi
Share on:
About Reza Prama Arviandi

A graduate student from the Department of Civil Engineering ITB who has a passion in the field of civil infrastructure, big data analysis, and community empowerment.

2 thoughts on “Proyek, Program, Portofolio, dan Pengelolaan Operasi, Apa Perbedaannya?”

Leave a Comment